In der Navigationszeile können Sie die einzelnen Funktionen aufrufen.

1. In der Navigationszeile werden Ihnen unter dem Tab Willkommen aktuelle Informationen zu planet33 phone total angezeigt.

2. Der Navigationpunkt Ziele wird in C.3. Ziele beschrieben.

3. Unter der Navigationspunkt Elemente sind die Funktionen Endgeräte (siehe C 4.1) und Ansagen (siehe C 4.2) definiert.

4. Unter dem Navigationspunkt Administration sind die Funktionen "Profil" (siehe D 5.1), "Standorte" (siehe D 5.2),  "Datei Import" (siehe D 5.3) sowie "Telefonbuch" (siehe D 5.4) definiert.

5. Der Navigationpunkt Durchwahlen wird in D 6. Durchwahlen beschrieben.

6. Der Navigationspunkt Hilfe verweist auf die Dokumentations-Seite.

¹ Ausnahmen:

• Administration: Profil und Datei Import
• Durchwahlen

zu 5. Hier können Sie die Filter löschen, bzw. einstellen welche Spalten angezeigt werden sollen.

zu 1. Folgende Symbole werden angezeigt:

Sie können jede Zeile im Ergebnisfenster selektieren.

Hiermit können Sie den Eintrag editieren, ein neues Fenster (Konfigurationsfenster) wird geöffnet.

Hiermit können Sie den Eintrag löschen.

Wenn Sie auf das PLUS Symbol klicken, können Sie eine neues Ziel anlegen, folgendes Pop-Up Fenster erscheint:

An der rechte Seite der Fußzeile wird unter Objekte die Anzahl der Treffer angezeigt.

Wenn Sie ein List-Element (z.B. unter Ziele durch Doppelklick) auswählen, öffnet sich ein Unterfenster mit den Detail-Informationen für dieses Element. Sie können mehrere Elemente nacheinander auswählen, diese werden dann durch verschiedene Tabs angezeigt. Jeder Tab kann über das X Zeichen geschlossen werden. Die geöffneten Tabs werden in der List-Anzeige Blau unterlegt. Wenn in einem Tab Änderungen vorgenommen werden, dann wird in der Tab-Überschrift die Zeile kursiv dargestellt.

Eine Nebenstelle ist immer die interne Nummer, das heißt mit dieser Nummer erreicht man Teilnehmer und auch Dienste innerhalb des Unternehmens ohne Vorwahl einer Amtsleitung (führende „0“). Diese interne Nummer ist grundsätzlich vollkommen unabhängig von der von extern erreichbaren Durchwahl. Das heißt, Nebenstellen können von extern gar nicht oder auch theoretisch mit einer anderen Ziffernfolge erreichbar sein. Bei Telefonapparaten ist es in der Regel so, dass die interne Rufnummer (Nebenstelle) auch der externen Rufnummer (Durchwahl) entspricht.

Beispiel:
Sie möchten eine Nebenstelle anlegen, die intern unter der Nummer 111 erreichbar ist, extern unter der Rufnummer +49 123 456789 - 200 und der Rufnummer +49 123 456789 - 201. Des Weiteren bekommt diese Nebenstelle ein Systemtelefon als Endgerät. Falls die Nebenstelle innerhalb von 30 Sekunden nicht erreichbar ist, soll der Anrufer an die Voicemail der Nebenstelle weitergeleitet werden.

Anleitung:

• Als Erstes geben Sie der Nebenstelle einen Namen. In der Regel entspricht der Nebenstellen-Name dem Namen des Mitarbeiters (Beispiel: Max Mustermann).
• Als Zweites sollten Sie der Nebenstelle eine Nebenstellen-Nummer zuweisen. Mit dieser Nebenstellen-Nummer ist der Mitarbeiter nun intern erreichbar. Falls Sie nur eine Amtsleitung besitzen, wird anschließend automatisch eine Durchwahl (Externe Rufnummer) erstellt. Falls Sie mehrere Amtsleitungen besitzen, müssen Sie erst unter "Konfiguration" eine "bevorzugte Amtsleitung" auswählen. Anschließend wird dann ebenfalls automatisch eine Durchwahl (Externe Rufnummer) erstellt. Ihre Nebenstelle ist dann unter der Durchwahl +49 123 456789 - 200 von extern erreichbar. Legen Sie über das Dialogfenster "Durchwahlen (Externe Rufnummern)" die Durchwahl +49 123 456789 - 201 an, damit Ihre Nebenstelle auch über diese Durchwahl von extern erreichbar ist. Rein theoretisch können Sie auch nur über die zweite Durchwahl erreichbar sein.
• Als dritten und letzten Schritt wählen Sie ein Endgerät aus. Sie bekommen eine Dropdown-Liste mit allen verfügbaren Endgeräten (angezeigt werden die MAC-Adressen der Endgeräte). Mit dem Endgerät, welches Sie auswählen, ist dann ab sofort die Nebenstelle erreichbar.
• Des Weiteren haben Sie auch die Möglichkeit Einstellungen wie Voicemail, Funktionstasten (BFL), Anrufweiterleitungen, etc. zu konfigurieren. Aktivieren Sie Ihre Voicemail und laden Sie sich Ihre persönliche Voicemail-Ansage hoch, stellen Sie beispielsweise eine Parallelruf ein, falls dies erwünscht ist, oder konfigurieren Sie die Funktionstasten (BFL) Ihres Systemtelefons.

Klicken Sie im Serviceportal auf den Navigationspunkt "Ziele". Im Fenster Ziele können Sie über das PLUS Symbol eine neue Nebenstelle anlegen, Sie können jedoch auch durch Auswahl einer bestehenden Nebenstelle (Doppelklick), diesen Eintrag ändern.

In der Konfiguration können Sie diese Nebenstelle auch einer Skill-Gruppe mit Skill Level zuweisen.

In einem neuen Konfigurations-Fenster werden Ihnen folgende Selektionen angezeigt:

Sie können eine Telefonkonferenz mit bis zu 25 Teilnehmer definieren, die sich Einwählen und miteinander kommunizieren. Es gibt unterschiedliche Rechte für den Konferenzleiter und die Teilnehmer. Der Konferenzleiter kann beispielsweise alle Teilnehmer auf stumm schalten.

Beispiel:
Sie möchten einen Konferenzraum nutzen, der intern unter der Nebenstellennummer 300 erreichbar ist.

Beschreibung:

• Vergeben Sie als Erstes einen Namen für den Konferenzraum.
• Notieren Sie sich den PIN für Konferenzleiter und Teilnehmer. Diese sind erforderlich, wenn Sie sich in den Konferenzraum einwählen möchten.
• Legen Sie optional noch zusätzliche Einstellungen fest, wie beispielsweise die Ansage von neuen Teilnehmern, etc.
• Nun geben Sie den Konferenzraum die Nebenstellennummer 300. Damit ist der Konferenzraum intern erreichbar.
• Wenn Sie nur eine Amtsleitung besitzen, wird die Durchwahl automatisch bestimmt. Falls Sie mehrere Amtsleitungen besitzen und der Konferenzraum soll von extern erreichbar sein, vergeben Sie bitte unter "Durchwahlen" die +49 123 456789-300. Nun ist der Konferenzraum auch von extern erreichbar.

Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol eine neue Telefonkonferenz anlegen, Sie können jedoch auch durch Auswahl einer bestehende Telefonkonferenz (Doppelklick), diesen Eintrag ändern.

Ein neues Fenster mit "Neue Telefonkonferenz" mit mehreren Sektionen wird angezeigt:

Beispiel:
Sie möchten eine Zeitsteuerung anlegen, die extern unter der Rufnummer +49 123 456789 - 100 erreichbar ist. Des Weiteren soll die Zeitsteuerung von Montag bis Freitag, 8:00 bis 18:00 Uhr definiert werden. Wer innerhalb dieser Zeit anruft, wird an die Gruppe Mitarbeiter weitergeleitet. Falls jemand außerhalb der angegebenen Zeit anruft, soll der Anrufer an die Firmen-Mailbox weitergeleitet werden.
Anleitung
• Geben Sie Ihrer Zeitsteuerung einen prägnanten Namen.
• Dann legen Sie über das Dialogfenster "Durchwahlen (Externe Rufnummern)" die Durchwahl +49 111 456789 - 100 an, damit Ihre Zeitsteuerung von extern erreichbar ist. Sie können jedoch auch weitere Durchwahlen hinzufügen.
• Final legen Sie bitte den Zeitraum Ihrer Zeitsteuerung fest:
o Von: Montag Bis: Freitag
o Von Zeit: 08:00 Bis Zeit: 18:00
o Ziel innerhalb: Gruppe Mitarbeiter
o Ziel außerhalb: Firmen - Mailbox

Sonderfall
Falls Sie nun beispielsweise noch eine Mittagspause haben und es daher notwendig ist, von 12:00 bis 14:00 Uhr die Anrufer an die Firmen - Mailbox weiterzuleiten, müssen Sie 2 Zeitsteuerungen miteinander verbinden.
Sie legen eine neue Zeitsteuerung an und definieren als erstes das dritte Intervall. Das heißt, Montag bis Freitag, 12:00 bis 14:00 Uhr. Dann wählen Sie als "Ziel innerhalb" die Firmen - Mailbox und als "Ziel außerhalb" die Gruppe Mitarbeiter.
Nun gehen Sie zurück in die bereits bestehende Zeitsteuerung und wählen als "Ziel innerhalb" die soeben neu erstelle Zeitsteuerung. Somit haben Sie die beiden miteinander verknüpft und Die Anrufer erreichen Sie montags bis freitags von 8:00 bis 12:00 Uhr und von 14:00 bis 18:00 Uhr.
Des Weiteren haben Sie noch die Möglichkeit Sonderregelungen festzulegen. Sollte zum Beispiel ein Feiertag innerhalb der Werktage sein, könnte man dort festlegen, dass an diesem Tag die Zeitsteuerung so reagiert, als ob es außerhalb der Geschäftszeiten wäre.

Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol eine neue Zeitsteuerung anlegen. Sie können jedoch auch durch Auswahl einer Zeitsteuerung innerhalb der Liste diesen Eintrag ändern (Doppelklick).

Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neue Zeitsteuerung") mit mehreren Sektionen:

Eine Warteschlange dient zur "Vertröstung" des Kunden, wenn nicht genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um den Anruf direkt anzunehmen. Diese Funktion wird, unter anderem, bei Hotlines genutzt.

Beispiel:
Sie möchten eine Warteschlange anlegen, die intern unter der Nebenstelle 101 erreichbar ist. Des Weiteren sollen in dieser Warteschlange 2 Mitarbeiter eingebucht sein (Agent 1 und Agent 2). Falls keiner von den beiden innerhalb von 60 Sekunden erreichbar ist, soll der Anrufer an die Voicemail des Teamleiters weitergeleitet werden. Des Weiteren wird diese Warteschlange das Ziel für die Zeitsteuerung 1 (Hauptzeit).

Anleitung:

1. Geben Sie Ihrer Warteschlange einen prägnanten Namen und weisen Sie Ihrer Warteschlange die Nebenstelle-Nummer 101 zu, damit sie von intern erreichbar ist. Falls Sie nur eine Amtsleitung besitzen, wird anschließend automatisch eine Durchwahl (Externe Rufnummer) erstellt. Falls Sie mehrere Amtsleitungen besitzen und die Warteschlange von extern erreichbar sein soll, legen Sie bitte über das Dialogfenster "Durchwahlen (Externe Rufnummern)" die Durchwahl +49 123 456789 - 101 an. Nun ist die Warteschlange von extern erreichbar.
2. Wählen Sie die Mitglieder der Warteschlange aus. In diesem Beispiel sind das die Nebenstellen "Agent 1" und "Agent 2". Definieren Sie ebenfalls auch ein Timeout von 60 Sekunden und wählen als "Ziel für nicht erreichbar" die Voicemail des Teamleiters.
3. Wählen Sie unter „Einstellungen zur Richtung“ aus, ob es sich um eine Inbound oder Outbound Warteschlange handelt.

Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol eine neue Warteschlange anlegen. Sie können jedoch auch durch Auswahl einer Warteschlange innerhalb der Liste diesen Eintrag ändern (Doppelklick).

Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neue Warteschlange") mit mehreren Sektionen:

Ein Skill dient dazu, die Spezialisierung der Hotlines zu optimieren. Hier können Sie Skill-Levels festlegen und damit den Spezialisierungsgrad innerhalb der Skills definieren.

Anleitung:

• Für diese Hotline haben Sie z.B. folgende Ansage: " Drücken Sie die 1 für deutschen Support, dial 2 for english support".
• Definieren Sie eine Skill-Gruppe mit den Namen Support-DE und eine mit Support-EN.
• Fügen Sie in den Skill-Gruppen, unter Skill Optionen, die Nebenstellen ein, die hier den Support durchführen sollen und vergeben Sie den Skill level (10 = höchster Support-Stufe). Der Anrufer wird zuerst an die Nebenstelle weitergeleitet, die den höchsten Skill Level hat und zur Verfügung steht.
• Verweisen Sie unter Sprachdialg auf den Skill Service.
• Sie können auch Nebenstellen unter Nebenstelle/Konfiguration einen Skill zuweisen.

Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol einen neuen Skill anlegen. Sie können jedoch auch durch Auswahl eines Skills innerhalb der Liste diesen Eintrag ändern (Doppelklick).

Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neue Skill") mit mehreren Sektionen:

Eine Gruppe kann beispielsweise eine bestimmte Anzahl von Personen sein, welche unter einer (oder mehreren) bestimmten Rufnummer(n) erreichbar sein sollen. In der Regel verwendet man Gruppen in Teams von Mitarbeitern, beziehungsweise Abteilungen eines Unternehmens.

Des Weiteren haben Sie im Gruppendialog die Möglichkeit eine Pick-Up Gruppe zu bestimmen. Alle Mitglieder einer Pick-Up Gruppe können bspw. bei Nichterreichbarkeit eines Kollegen vom eigenen Telefon aus über eine Funktionstaste (BFL) einen Anruf für den Kollegen entgegennehmen (Pick-Up). Ist ein Kollege nicht in einer Pick-Up Gruppe, kann dieser trotzdem alle Kollegen auf die Funktionstasten (BFL) legen und sehen, wenn es klingelt, Anrufe dahin abwerfen oder über die Funktionstaste (BFL) anrufen. Lediglich das heranholen eines Anrufes funktioniert nicht.

Beispiel:
Sie möchten eine Gruppe anlegen, die intern unter der Nebenstelle 100 erreichbar ist. Des Weiteren sollen in dieser Gruppe 2 Mitarbeiter sein (Mitarbeiter 1 und Mitarbeiterin 2). Falls keiner von den beiden innerhalb von 60 Sekunden erreichbar ist, soll der Anrufer an die Voicemail des Teamleiters weitergeleitet werden. Des Weiteren wird diese Gruppe das Ziel für die Zeitsteuerung 2 (Hauptzeit).

Anleitung:

• Geben Sie Ihrer Gruppe einen prägnanten Namen.
• Dann weisen Sie Ihrer Gruppe die Nebenstelle Nummer 100 zu, damit sie von intern erreichbar ist. Falls Sie nur eine Amtsleitung besitzen, wird anschließend automatisch eine Durchwahl (Externe Rufnummer) erstellt. Falls Sie mehrere Amtsleitungen besitzen und die Gruppe von extern erreichbar sein soll, legen Sie bitte über das Dialogfenster "Durchwahlen (Externe Rufnummern)" die Durchwahl +49 123 456789 - 100 an. Nun ist die Gruppe von extern erreichbar.
• Final wählen Sie bitte die Mitglieder der Gruppe aus. In diesem Beispiel sind das die Nebenstellen "Mitarbeiter 1" und "Mitarbeiterin 2". Definieren Sie ebenfalls auch ein Timeout von 60 Sekunden und wählen als "Ziel für nicht erreichbar" die Voicemail des Teamleiters.

Konfiguration:

Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol eine neue Gruppe anlegen. Sie können jedoch auch durch Auswahl einer Gruppe innerhalb der Liste diesen Eintrag ändern (Doppelklick).

Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neue Gruppe") mit mehreren Sektionen:

Ein Sprachdialog ist zunächst eine Ansage. Der Kunde hat dann verschiedene Interaktionsmöglichkeiten.

Zum Beispiel:
Für vertriebliche Anfragen wählen Sie bitte die "1", für den technischen Support wählen Sie bitte die "2".

Sonderfall:

"Ansage vor Melden":

Sie können beispielsweise den Sprachdialog auch dafür nutzen, um bei eingehenden Anrufen dem Anrufer eine persönliche Ansage vorzuspielen, bevor er dann an die tatsächliche Nebenstelle (Mitarbeiter) weitergeleitet wird. Dafür wählt man bei jedem Ziel „keine Option“ und setzt ein Timeout mit dem Timeout-Ziel der gewünschten Nebenstelle.

"Ansage ohne Aufnahme":
Sie können beispielsweise den Sprachdialog auch dafür nutzen, um bei eingehenden Anrufen außerhalb der Hauptzeit dem Anrufer eine persönliche Ansage vorzuspielen, ohne dass er anschließend die Option hat, auf die Firmen-Mailbox zu sprechen. Dafür wählt man bei jedem Ziel „keine Option“ und setzt ein Timeout mit dem Timeout-Ziel „Auflegen“.

Beispiel:
Sie möchten einen Sprachdialog anlegen, der extern unter der Rufnummer +49 123 456789 - 100. Des Weiteren soll der Anrufer mit der Warteschlange Technik verbunden werden, wenn er die "1" drückt, mit der Gruppe Marketing, wenn er die "2" drückt, mit dem Mitarbeiter Support, wenn er die "3" drückt. Die Ansage soll wiederholt werden, wenn er "#" drückt und das Gespräch soll beendet werden, wenn er "*" drückt. Falls keines von den definierten Zielen innerhalb von 90 Sekunden erreichbar ist, soll der Anrufer an die Voicemail des Teamleiters weitergeleitet werden.

Anleitung:
• Geben Sie Ihrem Sprachdialog einen prägnanten Namen und wählen eine Ansage aus, welche Sie zuvor unter dem Menüpunkt ELEMENTE / Ansagen hochgeladen haben. Sie können auch direkt eine Ansage hochladen, indem sie auf den „+“ Button klicken.
• Dann weisen Sie Ihrem Sprachdialog über das Dialogfenster "Durchwahlen (Externe Rufnummern)" die Durchwahl +49 123 456789 - 100 zu, damit Ihr Sprachdialog von extern erreichbar ist. Sie können jedoch auch weitere Durchwahlen hinzufügen. Die Anzahl der Durchwahlen pro Sprachdialog ist nicht begrenzt.
• Final wählen Sie bitte die Ziele für den Sprachdialog aus: 1 = Warteschlange Technik, 2 = Gruppe Marketing, 3 = Mitarbeiter Support, * = "Wiederholen" und # = "Auflegen".
• "Timeout (in Sekunden)" = 90.
• "Ziel bei Timeout" = Voicemail des Teamleiter.

Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol ein neuer Sprachdialog anlegen. Sie können jedoch auch durch Auswahl eines Sprachdialogs innerhalb der Liste diesen Eintrag ändern (Doppelklick).

Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neuer Sprachdialog") mit mehreren Sektionen:

Ein eFax ist ein virtuelles Fax. Mit dem eFax empfangen Sie herkömmliche Faxe im PDF-Format mit Ihrem E-Mail Account.

Beispiel:

• Sie möchten ein eFax anlegen, das intern unter der Nebenstelle 411 erreichbar ist. Alle eingehenden Faxe sollen an die Email-Adresse max@mustermann.de geschickt werden.

Anleitung:

• Geben Sie Ihrem eFax einen prägnanten Namen.
• Dann weisen Sie Ihrem eFax die Nebenstelle-Nummer 411 zu, damit das es von intern erreichbar ist. Falls Sie nur eine Amtsleitung besitzen, wird anschließend automatisch eine Durchwahl (Externe Rufnummer) erstellt. Falls Sie mehrere Amtsleitungen besitzen, müssen Sie erst unter "Konfiguration" eine "bevorzugte Amtsleitung" auswählen. Anschließend wird dann ebenfalls automatisch eine Durchwahl (Externe Rufnummer) erstellt. Ihr eFax ist dann unter der Durchwahl +49 123 456789 - 411 von extern erreichbar.
• Final wählen Sie bitte als Ziel die Email-Adresse "max@mustermann.de", damit das eFax weiß, an welche Adresse die eingehenden Faxe gesendet werden sollen.

Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol ein neues eFax anlegen. Sie können jedoch auch durch Auswahl eines eFaxes innerhalb der Liste diesen Eintrag ändern (Doppelklick).

Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neues eFax") mit mehreren Sektionen:

Ein Endgerät ist in der Regel ein Telefon. Es gibt jedoch verschiedene Arten von Telefonen:

• Standard-Telefon (snom und Mitel)
• nPhone
• DECT Basis
• DECT Mobilteil
• FMC Endgerät
• Unprovisioniertes SIP Endgerät

Ihr Endgerät wählen Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen. Brauchen Sie ein Telefon für Ihr Büro, nutzen Sie meistens ein Standard-Telefon. Sind Sie oft unterwegs, nutzen Sie Ihr Handy als FMC Endgerät. Oder wenn Sie ein Telefon für Ihre Lagerhallen benötigen, bietet sich ein schnurloses DECT Mobilteil an, damit Sie immer erreichbar sind.
In der Regel versendet Ihr Provider ausschließlich vorkonfigurierte Endgeräte. Falls Sie also Fragen bezüglich Ihres Endgeräts haben sollten, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "ELEMENTE" und anschließend "Endgeräte" an.

Im „Selektionsfeld“ wird der derzeitige Bestand aller Endgeräte angezeigt, hier können Sie durch Auswahl des Endgerätes (Anklicken), die Eigenschaften, wie z.B. den Klingelton, ändern.

Ein neues Endgerät wird über das PLUS-Symbol realisiert, hier können Sie das entsprechende Endgerät auswählen und konfigurieren (zum Beispiel: snom).

Wir liefern ausschließlich vorkonfigurierte Telefone aus. Möchten Sie eigene Telefone verwenden, finden Sie im Folgenden die Konfigurationsschritte.

Beschreibung der Felder:

Sie können entweder ein neues Gerät anlegen (siehe unten) oder ein Gerät in der Liste auswählen. In der List-Ansicht können Sie die Geräte "Aktivieren", "Deaktivieren", "Bearbeiten" oder "Löschen".

Wenn Sie auf das PLUS-Symbol "Neues Gerät anlegen" drücken, dann wird ein Pop-Up Fenster angezeigt.

Hier wählen Sie das Gerät aus und ein neues Konfigurationsfenster wird eröffnet.