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Dieses Handbuch hilft Ihnen, das Serviceportal optimal zu nutzen. Bitte verwenden Sie dieses Handbuch bei der Bedienung des Serviceportals.
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Änderungen bleiben vorbehalten
Version 1 / 02.2016 (de)
Wie funktioniert die Telefonanlage?
Unsere Telefonanlage ist eine neuartige, hochinnovative Telefonanlage, die am herkömmlichen Telefonnetz angeschlossen ist. Neu ist, dass man anstelle eines ISDN Anschlusses nun direkt über das Internet auf die Telefonanlage zugreifen kann. Somit ist die Installation einer Telefonanlage vor Ort überflüssig. Synonyme auf dem Markt dafür sind auch virtuelle Telefonanlage, englisch hosted PBX – Private Branch Exchange oder IP Centrex. Mit Hilfe dieser Technik erhalten Sie auch in kleinen Unternehmen Zugang zu den Funktionen einer hochwertigen Telefonanlage, wie sie in Großunternehmen typisch sind. Zum umfangreichen Leistungsumfang unserer Anlage gehören Funktionen wie Voicemail, Warteschlangen, Sprachdialoge und Telefonkonferenzen. Die Systemtelefone kommunizieren über das lokale Firmennetz und die Breitband-Datenleitung (ADSL oder SHDSL) mit der Telefonanlage. Die Telefongespräche werden durch die IP-Telefone in ISDN Qualität digitalisiert und über das Firmennetzwerk und die Breitband-Datenleitung in das Rechenzentrum übertragen, dort erfolgt die Übergabe in das öffentliche Telefonnetz. Interne Gespräche werden natürlich direkt innerhalb Ihres Firmennetzes an den entsprechend anderen Apparat übertragen. Die Konfiguration der Anlage erfolgt über das Serviceportal, auf das Sie einfach über das Web zugreifen. Einige Funktionen (z.B. Anrufweiterleitungen und Einbuchung in Warteschlangen) können Sie zudem parallel auch über die Telefone einrichten.
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Das Serviceportal bietet dem User eine einfache und intuitive Möglichkeit die Konfiguration seiner virtuellen Telefonanlage zu verwalten. Der User kann neue Elemente anlegen oder bestehende Einträge verwalten bzw. zu ändern.
Im Serviceportal können Sie mit nur einem Schritt einen Dienst oder eine Nebenstelle anlegen. So legen Sie einen neuen Dienst (unter Ziele) an, beispielsweise eine Warteschlange, und Sie bestimmen direkt bei der Konfiguration des Dienstes, ob eine Nebenstelle zugewiesen werden soll oder nur eine bestimmte Durchwahl.
Weitere Informationen zur Einrichtung einer Nebenstelle finden Sie unter "C. 3.1. Telefon-Nebenstelle".
Das Serviceportal unterscheidet verschiedene Klassen an Anlagenkomponenten, wobei in jeder Klasse thematisch zusammengehörende Komponenten zusammengefasst werden.
| Klassen | Beschreibung |
| ZIELE | Unter Ziele sind alle die Komponenten der Telefonanlage zusammengefasst, die einen Endpunkt für Gespräche bilden. Dies beinhaltet: - die klassische, mit einem Telefon verknüpfte Nebenstelle. - Nebenstellen für die Nutzung des eFax (zentraler Faxdienst). - Alle vermittelnden Anlagenkomponenten, Telefonkonferenzen, Zeitsteuerungen, Gruppen, Warteschlangen und Sprachdialoge. |
| ELEMENTE | Die Rubrik Elemente umfasst alle Grundbausteine der Telefonanlage, d.h. die Telefone (Endgeräte) an sich sowie die Audiodateien zur Nutzung als Wartemusik, Wartemusik für Warteschlangen und Ansagen. Sie benötigen die Elemente als Bausteine für die Konfiguration von Ziele. |
| ADMINISTRATION | Verwaltung von: - Profil (Passwort, etc.). - Standorte, Einstellen von z.B. Zeitzone. - Datei Import, z.B. Import von Endgeräten und Nebenstellen. - Telefonbuch der Telefonanlage. |
| DURCHWAHLEN | Sie können hier die Zuordnung von Rufnummern zu Amtsleitungen ändern und Durchwahlen mit Nebenstellen verknüpfen. |
Einige Dropdowns sind mit einer Suchfunktion ausgestattet. Klicken Sie einfach in das Dropdown Feld und geben einen Wert ein (z. B. „Max Muster“). Nun wird dieser Wert im gesamten Dropdown gesucht und anschließend vorgeschlagen.
Zum Verständnis der Anlage und deren Konfiguration ist entscheidend zu verstehen, dass die Nebenstelle die Basis der Telefonanlage bildet. Nicht eine Person oder ein Telefon hat eine Nummer, sondern die Nebenstelle. Dieser Nebenstelle kann man dann wiederum ein Ziel zuordnen. Mögliche Ziele sind:
- Telefonapparate (oder auch ein Faxgerät)
- Ein eFax
- Dienste (wie beispielsweise Warteschlangen)
Eine Nebenstelle ist immer die interne Nummer, das heißt mit dieser Nummer erreicht man Teilnehmer und auch Dienste innerhalb des Unternehmens ohne Vorwahl einer Amtsleitung (führende „0“). Diese interne Nummer ist grundsätzlich vollkommen unabhängig von der von extern erreichbaren Durchwahl. Das heißt, Nebenstellen können von extern gar nicht oder auch theoretisch mit einer anderen Ziffernfolge erreichbar sein. Bei Telefonapparaten ist es in der Regel so, dass die interne Rufnummer (Nebenstelle) auch der externen Rufnummer (Durchwahl) entspricht.
Schneller Standortwechsel
Die persönlichen Einstellungen eines Benutzers werden der jeweiligen Nebenstelle zugeordnet (nicht dem Telefonapparat!). Damit ist es jederzeit möglich, die Eigenschaften einer Nebenstelle auf einen anderen Telefonapparat „umzuziehen“, ohne die Einstellungen neu vornehmen zu müssen. Somit kann man die Nebenstelle quasi als „Seele“ eines Telefonapparates bezeichnen.
Diese Funktion nennt man auch „hot-desking“. Sie arbeiten beispielsweise an mehreren Standorten und benutzen immer ein und dieselbe Nebenstelle.
Beispiel:
Von Montag bis Mittwoch arbeiten Sie an Standort A und von Donnerstag bis Freitag arbeiten Sie an Standort B. Sie können ohne Probleme dieselbe Nebenstelle nutzen, indem Sie bei der Konfiguration Ihrer Nebenstelle über das Serviceportal das entsprechende Endgerät des Standorts auswählen.
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Die Konfiguration der Telefonanlage erfolgt über das Serviceportal. Öffnen Sie hierfür einen Internet-Browser und geben Sie bitte folgende Adresse (URL) ein: https://portal.planet33.com/
Bitte ändern Sie beim ersten Login Ihr persönliches Passwort. Die Einstellungen dazu finden Sie unter dem Menüpunkt ADMINISTRATION / Profil im Serviceportal. Ihr Passwort darf keinen Doppelpunkt enthalten.
Das Passwort muss mindestens 1 Großbuchstaben, 1 Kleinbuchstaben, 1 Zahl, 1 Sonderzeichen enthalten.
Das Serviceportal ist optimiert für die aktuellsten Versionen des Internet Explorers und Mozilla Firefox. Bei älteren Browserversionen kann es zu Darstellungsfehlern kommen.
Nach erfolgreichem Login erscheint das folgende Fenster:
Sollte Ihr Login fehlschlagen, dann überprüfen Sie, ob die Feststelltaste für Grossbuchstaben nicht gedrückt ist und versuchen Sie es erneut.
Sollten Sie Ihre Kennung und Passwort nicht mehr wissen, dann können Sie ein neues Password beantragen, dazu drücken Sie auf "Passwort vergessen".
Nach Eingabe des Loginnamens (Ihrer Kxxxx-Nummer) und der Überprüfungszahlen, drücken Sie auf Nächste.
Wenn Sie die Sicherheitsfrage richtig beantworten und auf "Link für die Zurücksetzung des Passworts versenden" drücken, wird ein neues Passwort per Email versandt.
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In der Navigationszeile können Sie die einzelnen Funktionen aufrufen.
1. In der Navigationszeile werden Ihnen unter dem Tab Willkommen aktuelle Informationen zu planet33 phone total angezeigt.
5. Der Navigationpunkt Durchwahlen wird in D 6. Durchwahlen beschrieben.
6. Der Navigationspunkt Hilfe verweist auf die Dokumentations-Seite.
Beschreibung des Hauptfensters und Liste des Hauptfensters am Beispiel von Ziele
¹ Ausnahmen:
- Administration: Profil und Datei Import
- Durchwahlen
| Nummer | Bezeichnung |
| 1. | Kopfzeile, hier können die Sortierkriterien eingegeben werden. Beschreibung unter Kopfzeile. |
| 2. | Hier wird eine Ergebnisübersicht angezeigt. Beschreibung unter Liste. |
| 3. | Fußzeile, hier werden z.B. neue Ziele angelegt. Beschreibung unter Fußzeile. |
1. Kopfzeile
In der Kopzeile werden funktionsabhängige Informationen angezeigt, diese werden in den einzelnen Funktionen beschrieben.
| Number | Description |
| 1. | Wenn Sie in diese Felder klicken, werden die Spalten Aufwärts bzw. Abwärts sortiert. (a-z or z-a). |
| 2. | Hilfetext zu der Funktion wird angezeigt. |
| 3. | Wählen Sie bestimmte Informationen aus, indem Sie einen Namen oder einen Teil eines Namens (Namen, Zahlen usw.) eingeben. |
| 3a | Einschränkung des Listergebnisses. |
| 4. | Typ Auswahl. |
| 5. | Reset Filter und Spaltendarstellung einstellen. |
zu 3. Hier können Sie die Sortierung der Werte in 3a einstellen.
zu 3a. Hier können Sie "ganze Werte" oder Teilwerte eingeben, z.B. statt "Mustermann" nur "Mus", alle Zeilen die "Mus" enthalten werden angezeigt.
zu 5. Hier können Sie die Filter löschen, bzw. einstellen welche Spalten angezeigt werden sollen.
2. Ergebnisfenster (Liste) am Beispiel "Ziele".
| Nummer | Beschreibung |
| 1. | Hier werden die Nebenstellen eFaxe und Dienste angezeigt. |
| 2. | Hier werden die Namen angezeigt. |
| 3. | Hier werden die Nebenstellen angezeigt. |
| 4. | Hier wird die zugewiesene Servicenummer angezeigt. |
| 5. | Hier wird der Typ angezeigt. |
zu 1. Folgende Symbole werden angezeigt:
Sie können jede Zeile im Ergebnisfenster selektieren.
Hiermit können Sie den Eintrag editieren, ein neues Fenster (Konfigurationsfenster) wird geöffnet.
Hiermit können Sie den Eintrag löschen.
Im Serviceportal können Sie mehrere
Nebenstellen-, Endgeräte- und Telefonbucheinträge markieren, indem Sie
die CTRL-Taste beim Anklicken gedrückt halten (bei OS X mit der
CMD-Taste). Dann haben Sie am unteren Bildschirmende auch bei mehreren
Markierungen die Möglichkeit, mit einem Klick auf das -Symbol die markierten Einträge auf einmal löschen zu lassen. .
3. Fußzeile des Hauptfensters am Beispiel "Ziele"
Wenn Sie auf das PLUS Symbol klicken, können Sie eine neues Ziel anlegen, folgendes Pop-Up Fenster erscheint:
An der rechte Seite der Fußzeile wird unter Objekte die Anzahl der Treffer angezeigt.
Wenn Sie ein List-Element (z.B. unter Ziele durch Doppelklick) auswählen, öffnet sich ein Unterfenster mit den Detail-Informationen für dieses Element. Sie können mehrere Elemente nacheinander auswählen, diese werden dann durch verschiedene Tabs angezeigt. Jeder Tab kann über das X Zeichen geschlossen werden. Die geöffneten Tabs werden in der List-Anzeige Blau unterlegt. Wenn in einem Tab Änderungen vorgenommen werden, dann wird in der Tab-Überschrift die Zeile kursiv dargestellt.
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Definition Nebenstelle:
Eine Nebenstelle ist immer die interne Nummer, das heißt mit dieser Nummer erreicht man Teilnehmer und auch Dienste innerhalb des Unternehmens ohne Vorwahl einer Amtsleitung (führende „0“). Diese interne Nummer ist grundsätzlich vollkommen unabhängig von der von extern erreichbaren Durchwahl. Das heißt, Nebenstellen können von extern gar nicht oder auch theoretisch mit einer anderen Ziffernfolge erreichbar sein. Bei Telefonapparaten ist es in der Regel so, dass die interne Rufnummer (Nebenstelle) auch der externen Rufnummer (Durchwahl) entspricht.
Wie konfiguriere ich eine Nebenstelle?
Beispiel:
Sie möchten eine Nebenstelle anlegen, die intern unter der Nummer 111 erreichbar ist, extern unter der Rufnummer +49 123 456789 - 200 und der Rufnummer +49 123 456789 - 201. Des Weiteren bekommt diese Nebenstelle ein Systemtelefon als Endgerät. Falls die Nebenstelle innerhalb von 30 Sekunden nicht erreichbar ist, soll der Anrufer an die Voicemail der Nebenstelle weitergeleitet werden.
Anleitung:
- Als Erstes geben Sie der Nebenstelle einen Namen. In der Regel entspricht der Nebenstellen-Name dem Namen des Mitarbeiters (Beispiel: Max Mustermann).
- Als Zweites sollten Sie der Nebenstelle eine Nebenstellen-Nummer zuweisen. Mit dieser Nebenstellen-Nummer ist der Mitarbeiter nun intern erreichbar. Falls Sie nur eine Amtsleitung besitzen, wird anschließend automatisch eine Durchwahl (Externe Rufnummer) erstellt. Falls Sie mehrere Amtsleitungen besitzen, müssen Sie erst unter "Konfiguration" eine "bevorzugte Amtsleitung" auswählen. Anschließend wird dann ebenfalls automatisch eine Durchwahl (Externe Rufnummer) erstellt. Ihre Nebenstelle ist dann unter der Durchwahl +49 123 456789 - 200 von extern erreichbar. Legen Sie über das Dialogfenster "Durchwahlen (Externe Rufnummern)" die Durchwahl +49 123 456789 - 201 an, damit Ihre Nebenstelle auch über diese Durchwahl von extern erreichbar ist. Rein theoretisch können Sie auch nur über die zweite Durchwahl erreichbar sein.
- Als dritten und letzten Schritt wählen Sie ein Endgerät aus. Sie bekommen eine Dropdown-Liste mit allen verfügbaren Endgeräten (angezeigt werden die MAC-Adressen der Endgeräte). Mit dem Endgerät, welches Sie auswählen, ist dann ab sofort die Nebenstelle erreichbar.
- Des Weiteren haben Sie auch die Möglichkeit Einstellungen wie Voicemail, Funktionstasten (BFL), Anrufweiterleitungen, etc. zu konfigurieren. Aktivieren Sie Ihre Voicemail und laden Sie sich Ihre persönliche Voicemail-Ansage hoch, stellen Sie beispielsweise eine Parallelruf ein, falls dies erwünscht ist, oder konfigurieren Sie die Funktionstasten (BFL) Ihres Systemtelefons.
Konfiguration
Klicken Sie im Serviceportal auf den Navigationspunkt "Ziele". Im Fenster Ziele können Sie über das PLUS Symbol eine neue Nebenstelle anlegen, Sie können jedoch auch durch Auswahl einer bestehenden Nebenstelle (Doppelklick), diesen Eintrag ändern.
In der Konfiguration können Sie diese Nebenstelle auch einer Skill-Gruppe mit Skill Level zuweisen.
In einem neuen Konfigurations-Fenster werden Ihnen folgende Selektionen angezeigt:
| Sektionen | Bilder |
| Name und Nebenstelle |  |
| Referenziert durch |  |
| Durchwahlen |  |
| Endgeräte |  |
| Voicemail |  |
| Weiterleitungen |  |
| Geografische Einstellungen |  |
| Konfiguration |  |
| Funktionstasten |  |
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Geben Sie Ihrer Nebenstelle einen prägnanten Namen (Beispiel: Max Mustermann). |
| Nebenstelle (interne Rufnummer) | Tragen Sie hier die Nebenstellennummer ein. |
Mit Hilfe dieser Funktion kann der Benutzer sofort sehen wo seine Nebenstelle referenziert wird.
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Hier sehen Sie den Namen des Services, der Ihre Nebenstelle referenziert. |
| Typ | Der Typ des Services, der Ihre Nebenstelle referenziert, z.B. eine Nebenstelle, eine Telefonkonferenz, eine Warteschlange, etc. |
| Beschreibung | Hier wird beschrieben wie Ihre Nebenstelle referenziert wird, z.B. auf welcher Funktionstaste Ihre Nebenstelle gelegt ist. |
Note that the "Referenced by" feature is only described in detail in this chapter. It appears in all the following chapters, e.g. Conference Service, Time Control Service, Queue Service etc. Since the fields of the "Referenced by" feature are identical in every section, the description is only given once.
Zuweisen von Durchwahlen.
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsleitung | Auswahl Ihrer Amtsleitung. |
| Durchwahl | Vergabe einer bestimmten Durchwahl aus dem Rufnummerblock der ausgewählten Amtsleitungen. Ausnahme: Bei Einzelrufnummern muss keine Durchwahl ausg ewählt werden. |
Zuweisen Amtsleitung
1.Drücken Sie auf das PLUS-Symbol um eine "Neue eingehende Amtsleitung hinzufügen".
2.Wählen Sie "Ihre" Amtsleitung und Durchwahl aus für diese Nebenstelle.
3.Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Ändern Amtsleitung
1.Selektieren Sie die zu ändernde Amtsleitung.
2.Drücken Sie das BEARBEITEN-Symbol.
3.Ändern Sie die Amtsleitung, bzw. die Durchwahl.
4.Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Löschen Amtsleitung
1.Selektieren Sie die zu löschende Amtsleitung.
2.Drücken Sie das ENTFERNEN-Symbol.
| Verwendete ICONS | Funktion |
 | Hinzufügen Angezeigte Durchwahlen. |
 | Löschen. |
 | Editieren. |
 | Auswahl speichern. |
 | Schliessen ohne speichern. |
 | Auswahl schliessen. |
Zuweisen von Endgeräten zu einer Nebenstelle.
| Feldname | Beschreibung |
| Geräte-ID | Auswahl Geräte-ID, MAC-Adresse des Telefons. |
| Standort | Wählen Sie den telefonzugehörigen Standort, an dem sie Ihr Endgerät nutzen. (Diese Einstellung ist wichtig für Notrufe). |
| Endgerätename | Name des Endgerätes, z. B. snom320. |
| Endgerätetyp | Typ des Endgerätes, z. B. Standard-Telefon. |
| Primärgerät | siehe 3.1.11. Premium-Nebenstelle |
| Andere Softphones abmelden (Hotdesking) | Wenn gesetzt, ist nur ein Softphone aktiv. |
Die Endgeräte werden entweder unter Elemente/Endgeräte (Navigationszeile!) angelegt, oder durch Ihren Systempartner vorkonfektioniert.
Zuweisen Endgerät
1.Drücken Sie auf das PLUS-Symbol um eine "Neues Gerät anlegen".
2.Wählen Sie aus der Liste "Ihr" Gerät für diese Nebenstelle aus.
3.Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Ändern Endgerät
1.Selektieren Sie das zu ändernde Endgerät.
2.Drücken Sie das BEARBEITEN-Symbol.
3.Ändern Sie das Engerät.
4.Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Löschen Endgerät
1.Selektieren Sie das zu löschende Endgerät.
3.Drücken Sie das ENTFERNEN-Symbol.
| Icons | Function |
| Add button. |
| Delete button. |
| Edit button. |
| Confirm button. |
| Cancel button. |
Zuweisen von Voicemail-Funktionen zu einer Nebenstelle.
| Feldname | Beschreibung |
| Passwort | Vergeben Sie ein Passwort für Ihre VoiceMail. Dieses benötigen Sie, wenn Sie eine VoiceMail Abfrage von extern oder direkt über Ihr Tischtelefon machen. |
| CID ansagen | CID steht für CallerID. Das bedeutet, dass beim Abruf Ihrer VoiceMail die Rufnummer des Anrufers angesagt wird. |
| Datum/Uhrzeit ansagen | Beim Abruf Ihrer VoiceMail wird das Datum und die Uhrzeit der jeweiligen Sprachnachricht angesagt. |
| Email Adresse, wohin eine Kopie des Voicemails gesendet wird. | |
| Email Kopie versenden | Festlegen, dass Sie eine Kopie der VoiceMail an die anzugebende Email-Adresse geschickt bekommen. |
| nfon News erwünscht | Wollen Sie die nfon News erhalten. |
| Nach Versand löschen | Nach dem Versand der VoiceMail, wird diese gelöscht. |
| Temporäre Ansage | Hier Ansagen für "Temporäre Ansagen" hochladen. |
| Ansage wenn besetzt | Hier Ansagen für "Ansagen wenn besetzt" hochladen. |
| Ansage wenn nicht erreichbar | Hier Ansagen für "Ansagen wenn nicht erreichbar" hochladen. |
| Namensansage | Hier Ansagen für "Namensansagen" hochladen. |
Temporäre Ansagen:
Wenn Sie hier eine Ansage hochladen, dann setzt dieser Ansage alle andere Ansagen außer Kraft und ist sofort aktiv! Sinnvoll für z.B. Urlaubsansagen usw.
Ansage wenn besetzt:
Ansage, wenn diese Nebenstelle besetzt ist.
Ansage wenn nicht erreichbar:
Diese Ansage wird abgespielt wenn in Weiterleitungen (siehe Sektion) das Feld "Bei nicht erreichbar" auf " Eigene Voicemail" gesetzt ist.
Namensansage:
Diese Ansage wird vor Ihrer StandardVoiceMail-Ansage abgespielt, wenn sie keine andere Ansage definiert haben.
Klicken Sie einfach auf die entsprechende Ansage, um eine neue hochzuladen.
Nun öffnet sich ein Popup, wo Sie die Möglichkeit haben, nach einer Datei auf Ihrem Laufwerk zu suchen und der Datei eine entsprechende Beschreibung zu geben. Wenn Sie bereits eine VoiceMail Ansage hochgeladen haben, klicken Sie einfach auf das PLAY Symbol um sich die Ansage nochmals anzuhören.
Sie können ausschließlich folgende Formate hochladen:
- MP3
- WAV
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen. |
| Löschen. |
 | Ansage abspielen. |
 | Aktivieren. |
Unter dem Abschnitt Rufumleitungen können Sie Rufumleitungen anlegen, verwalten und bearbeiten.
Make sure to deactivate the option "call waiting indication" in the extension to be able to carry out the call forwarding when busy. If the option "call waiting indication" is active, the "busy" mode is not available.
| Feldname | Beschreibung |
| Parallelanruf | Legen Sie individuell fest, ob es dieser Nebenstelle erlaubt ist, Anrufweiterleitungen an externe Rufnummer zu konfigurieren, oder ob es dieser Nebenstelle verboten ist. Sie können aber auch global für alle Nebenstellen festlegen, dass externe Rufnummern erlaubt oder verboten sind. Dies tun Sie unter 5.1 Profil. |
| Bei Weiterleitungen zu signalisierende Rufnummer | Rufnummer festlegen, welche dem Zielempfänger angezeigt werden soll. Folgende Varianten stehen zur Auswahl: |
| Externe Weiterleitungen erlauben | Definieren Sie einen Regelsatz zu Ihrem Rufumleitungsprofil. In einem Regelsatz stehen vier Rufumleitungskonditionen zur Verfügung. Definieren Sie hier, was mit dem eingehenden Anruf passieren soll. |
| Profil | Hier ist das Rufumleitungsprofil gemeint. Legen Sie ein neues Rufumleitungsprofil an oder bearbeiten Sie bestehende Rufumleitungsprofile. Es können bis zu 10 Rufumleitungsprofile pro Nebenstelle angelegt werden. Eins davon ist das Standard-Rufumleitungsprofil, das jeder Nebenstelle automatisch zur Verfügung steht und bearbeitet werden kann. Die anderen 9 Rufumleitungsprofile sind frei definierbar. |
| Regelsatz | Definieren Sie einen Regelsatz zum Rufumleitungsprofil. In einem Regelsatz stehen vier Rufumleitungskonditionen zur Verfügung. Sie können hier konfigurieren, was mit dem eingehenden Anruf passieren soll. |
| Quelle | Quelle des eingehenden Anrufs, z. B. alle Anrufe. |
| Rufumleitung fest | Rufumleitungskondition: Zielbestimmung für eine feste Anrufweiterleitung. Auf die hier definierte Rufnummer wird ein Anruf immer umgeleitet. |
| Bei besetzt | Rufumleitungskondition: Hier legen Sie fest, an welches Ziel (andere Rufnummer oder z. B. Voicemail) weitergeleitet werden soll, wenn Ihre Nebenstelle besetzt ist. |
| Nach Zeit | Rufumleitungskondition: Sie nehmen den eingehenden Anruf nicht innerhalb einer definierten Zeitspanne (Timeout) entgegen. Der Timeout kann auf 5, 10, 15 oder 20 Sekunden eingestellt werden. Hier legen Sie fest, wohin der eingehende Anruf nach Ablauf der festgelegten Zeit weitergeleitet wird. Der Anrufer erhält ein Anklopfsignal und wird dann an das definierte Ziel weitergeleitet. |
| Timeout (Sekunden) | Eingabe einer Timeout-Zeit für die Nebenstelle. D. h., nach wie vielen Sekunden der Anrufer entsprechend weitergeleitet werden soll. Das Timeout greift für die Rufumleitungen bei keiner Antwort. |
| Bei nicht erreichbar | Rufumleitungskondition: Ihr Gerät ist nicht an der Telefonanlage angemeldet (z. B. Kabelbruch usw.). Alle eingehenden Anrufe werden an ein definiertes Ziel weitergeleitet. Der Anrufer wird dann direkt an das definierte Ziel weitergeleitet. |
Parallelanruf
Hier stellen Sie normalerweise Ihre Mobilnummer ein (siehe Hinweis!). Wenn Sie das machen, dann klingelt es sowohl an der Nebenstelle als auch am Mobilfunkgerät und Sie können wählen, womit Sie Ihr Gespräch führen wollen. Wenn Sie jedoch das Mobilfunkgerät auswählen, dann können Sie das Gespräch nicht mehr mit Ihrem Nebenstellentelefon übernehmen.
Wenn Sie eine Weiterleitung nach extern eingeben, z.B. Ihre
Mobilfunknummer, dann muss auch Ihre Amtsholnummer ( z.B. 0) mit angeben
werden. Beispiel: 0 0049 171 xxxxx.
| Icons | Function |
| Keine Aktion. |
 | Voicemail. |
| Schliesse Selektion. |
| Auswahl aktivieren. |
 | Auswahl aktivieren. |
| Feldname | Beschreibung |
| Sprache | Hier setzen Sie die Spache für das Endgerät ein, z.B. Telefonmenu, Sprache der Voicemailbox, usw.) |
| Amtsholung | Standardmäßig ist die dial prefix des Standortes eingestellt. Sie können jedoch für diese Nebenstelle wählen ob die Amtsholnummer eine 0 oder 9 sein soll. |
| Zeitzone | Hier können Sie Ihre Zeitzone definieren. Wählen Sie die Region und den Ort. |
TPS (Telephone Preference Service) is a service available in UK.
TPS currently contains more than 20.5 million phone numbers. As part of a regulatory requirement, it is compulsory to match outbound dial attempts to this list. If the dialed number matches an entry in the list, the calling person must be informed that the number dialed is in the TPS. The dialing person may override the warning and then still place the call.
How can TPS be activated:
- Click on the box "Use TPS".
Once the feature is enabled for the specific extension and this extension is placing a call, the external number will be matched with the TPS database.
The caller will be warned via a voice prompt that the callee has subscribed at the TPS, if the number matches with the database.
The dialling party has the option to overrule the call by pressing the DTMF key 1 (as stated in the announcement). If the dialling party does not press the overruling key, then the call will be terminated.
The TPS service is availble in UK only!
Zuweisen Konfiguration einer Nebenstelle.
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsberechtigung | Legen Sie die Berechtigung für die Nebenstelle fest. Darf diese Nebenstelle intern, lokal, national oder international anrufen. |
| CTI | Legen Sie fest, welcher CTI-Client (Computer-Telefonie-Integration) genutzt wird. |
| Sprache | Sprachauswahl für Ihre Nebenstelle |
| Zugriff auf zentrales Telefonbuch | Legen Sie fest, ob diese Nebenstelle auf das zentrale Telefonbuch zugreifen darf. |
| Bevorzugte Amtsleitung | Ihre bevorzugte Amtsleitung für ausgehende Telefonate. Über welche Amtsleitung wollen Sie „raus“ telefonieren. Diese Amtsleitung wird dann auch beim Gesprächspartner angezeigt. Hinweis: Sie haben auch die Möglichkeit bei ausgehenden Gesprächen durch Vorwahl von # + Leitungsnummer eine andere Amtsleitung zu signalisieren, als Sie hier ausgewählt haben (siehe 6. Durchwahlen). |
| Wann soll die Sprachaufzeichnung stattfinden | Wann soll eine Sprachaufzeichnung für Ihre Nebenstelle stattfinden. Um die Sprachaufzeichnung zu nutzen, muss diese erst für die komplette Anlage freigeschaltet werden. Wenn Sie dies auf "Bei Bedarf" setzen, dann können Sie die Aufzeichnung mit "* und 1" aktivieren bzw. beenden. Die Information, wer benachrichtigt wird, und in was für ein Format aufgezeichnet wird (MP3 oder Wav) wird im Menu Administration/Profile) gesetzt. Die Aufzeichnung wird dann an die Email-Adresse gesendet, die für diese Nebenstelle in Voicemail gesetzt ist. |
| Nebenstelle aus Telefonbuch ausblenden | Entscheidung, ob Nebenstelle-Information im zentralen Telefonbuch ausgeblendet werden soll. z.B. die interne Nummer des Vorstandes/ Chefs. |
| Rufnummernanzeige | Hier können Sie entscheiden, wie Ihre Nummer extern angezeigt werden soll. Auswahl ob Ihre gesamte Rufnummer oder nur die Kopfnummer (Beispiel +49 89 1234-0, die Amtsleitung) oder gar keine Rufnummer (Rufnummer unterdrücken) oder Pilot (das ist die Kopfnummer ohne Null (z.B. +49 89 1234) angezeigt werden soll. |
| Kostenstelle | Nebenstelle wird eine Kostenstellenummer zugeordnet. Diese Kostenstelle wird im EVN (Einzelverbindungsnachweis) mit aufgeführt. |
| Gegensprechanlage eingeschaltet1 | Aktivieren Sie hier die Funktion „Gegensprechanlage“ (Intercom). |
| Länge Rufnummernvorschlag | Bei wievielen Zeichen bei der Rufnummerneingabe am Endgerät eine Rufnummer vorgeschlagen werden soll. Die vorgeschlagenen Rufnummern beziehen sich auf die gespeicherte Anrufhistorie. |
| Automatisches Rückvermitteln nach fehlgeschlagenem Transfer (Sekunden) | Festlegen nach wievielen Sekunden ein Anruf automatisch rückvermittelt wird, wenn ein Transfer (ohne Rückfrage) fehlschlägt. Das heißt, wenn bspw. die Gegenseite nicht erreichbar ist oder besetzt. (0 – 25 Sekunden). |
| Anklopfen2 | Entscheidung ob Funktion „Anklopfen“ erlaubt ist. Wenn diese Funktion deaktiviert ist, dann wird der Anrufer auf die VoiceMail (…bei besetzt) weitergeleitet. |
| Timeout für automatischer Ruf | Festlegung nach wie vielen Sekunden, nach Eingabe der Rufnummer, ein Anruf ausgeführt werden soll. |
| Angezeigte Nebenstelle bei internen Anrufen | Nebenstellennummer, die bei internen Gesprächen mit Ihren Kollegen angezeigt werden soll. Sie haben bspw. die Nebenstelle 111, möchten intern aber die Nebenstellenummer Ihrer Assistentin mit der 112 anzeigen. |
| Callcenter Agent | Entscheidung ob Nebenstelle ein CallCenter Agent ist. Diese Angabe ist nur relevant, wenn Sie das CallCenter Monitoring nutzen. |
| Kundenvertrag | Wenn Sie mehrere Unterverträge besitzen, dann können Sie hier "Ihren" Vertrag auswählen. Nur möglich, wenn mehrere Verträge vorhanden sind. |
| Rückruf bei besetzt/nicht erreichbar | Hier aktivieren Sie die Funktion für Ihre Nebenstelle. Voraussetzung: Für die komplette Anlage wurde bereits die Funktion aktiviert. Details zur Funktion siehe hier. |
| Ncontrol-Login erlauben | Darf diese Nebenstelle sich bei Ncontrol anmelden? Standardmäßig können sich alle neuen Kunden im Ncontrol anmelden. |
| Click-2-Dial | Darf die Nebenstelle die Click-2-Dial Funktion verwenden? |
| Nmeeting+ | Hier wird angegeben, on der Nmeeting+ Client verwendet wird und wie er abgerechnet werden soll (Flatrate / Einheiten). |
| Sprachaufnahmeprofil | Hier lässt sich das Sprachaufnahmeprofil auswählen. Bei der Default-Einstellung wird nicht aufgezeichnet. |
| PIN-Abfrage für externe Anrufe | Für das Ausführen externer Anrufe muss eine PIN eingegeben werden. Wird die PIN nicht eingegeben, kann der Anruf nach Extern nicht ausgeführt werden. |
| Skill-Optionen | Hier können Sie diese Nebenstelle einer Skill-Gruppe mit Skill Level zuweisen. Klicken Sie einfach auf das PLUS-Symbol und wählen Sie eine Skill-Gruppe aus und definieren Sie den Skill Level. Wie Sie eine Skill Gruppe definieren ist in 3.5. Skill definiert. |
| Skill-Set: Anmelden/Abmelden | Hier können Sie diese Nebenstelle einer Skill-Gruppe an- oder abmelden.
Wenn der Button grün ist, ist die Nebenstelle abgemeldet. Den Button klicken, um die Nebenstelle anzumelden.
Wenn der Button rot ist, ist die Nebenstelle angemeldet. Den Button klicken, um die Nebenstelle abzumelden. |
| Angezeigte Durchwahlen | Hier werden nur Ausnahmen von der Regel definiert. Diese Einstellung greift zudem nur, wenn Sie bei Rufnummernanzeige „Gesamte Rufnummer anzeigen" gewählt haben. Haben Sie beispielsweise die Durchwahl 111, möchten jedoch ausgehend die Durchwahl 130 signalisieren, dann können Sie das hier konfigurieren. Sie können Abweichungen für jede Amtsleitung definieren. Klicken Sie einfach auf das PLUS-Symbol und wählen eine Amtsleitung und geben die gewünschte Durchwahl an, welche dann ausgehend angezeigt werden soll. |
*What is the difference between 'international' and 'international free'?
'International' - Wenn die nächsten 2 Ziffern nach der Vorwahl der externen Leitung 00 sind, handelt es sich um einen internationalen Anruf. Vorwahlen, die auf der Blacklist stehen, werden weiterhin blockiert.
'International frei' - Es gibt eine Blacklist mit 1331 Vorwahlen, die als sehr teure oder risikoreiche Ziele gelten. International frei ist die einzige Option, die diese Blacklist umgeht.
Gegensprechanlage (Intercom)1:
Mit dieser Funktion können Sie zum einen Nebenstellen anderer Teilnehmer in Ihrer Anlage überwachen und Gespräche von diesen Nebenstellen übernehmen bzw. dahin umleiten. Geht auf einer überwachten Nebenstelle ein Anruf ein, so wird dieser durch Blinken der jeweiligen LED angezeigt - Sie können den Anruf jetzt durch Drücken der Taste übernehmen (bitte beachten Sie aber, dass diese Funktion nur funktioniert, wenn Sie der Administrator Ihrer Telefonanlage in eine gemeinsame "Pick-Up Gruppe" mit den zu überwachenden Nebenstellen aufgenommen hat). Wird auf einer überwachten Nebenstelle ein Gespräch geführt, leuchtet deren LED permanent. Klingelt Ihr Telefon und Sie möchten das Gespräch an eine andere Nebenstelle abweisen, drücken Sie die dieser Nebenstelle zugeordnete Funktionstaste - der Anruf wird dann dahin umgeleitet.
Grundidee der Funktion „Gegensprechanlage“ (Intercom) ist jedoch, dass Sie zusätzlich zu den oben genannten Funktionen ein Gespräch mit der Nebenstelle, die Sie auf die entsprechende Funktionstaste (Typ: Gegensprechanlage) gelegt haben durch Drücken der Funktionstaste direkt aufbauen (Gegensprechen). Der andere Teilnehmer muss dazu allerdings „Intercom“ (Gegensprechanlage) auf seinem Telefonapparat aktiviert haben. Unter „Intercom“ versteht man also eine herkömmliche Gegensprechanlage (ähnlich wie Walkie-Talkie), wo man durch Drücken der belegten Funktionstaste direkt auf den Lautsprecher des Gegensprechpartners verbunden wird.
Anklopfen2:
Anklopfen bedeutet, falls Sie sich gerade in einem Gespräch befinden und ein neuer Anrufer versucht Sie zu erreichen, werden Sie durch einen dezenten Anklopfton darauf aufmerksam gemacht, dass gerade jemand versucht Sie zu anzurufen. Sie können dann entscheiden, ob Sie den Anrufer direkt annehmen möchten (obwohl Sie gerade ein Gespräch führen).
Falls die Funktion „Anklopfen“ aktiviert ist, funktioniert die VoiceMail Funktion „Rufumleitung bei besetzt“ nicht! Wenn diese Funktion deaktiviert ist und jemand versucht Sie anzurufen, obwohl Sie in einen Gespräch sind, dann wird der Anrufer auf die VoiceMail (...bei besetzt) weitergeleitet.
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen Angezeigte Durchwahlen. |
| Löschen. |
| Editieren. |
| Auswahl speichern. |
 | Schliessen ohne speichern. |
| Auswahl schliessen. |
Belegung der Funktionstasten einer Nebenstelle.
| Feldname | Beschreibung |
| # | Geben Sie hier die gewünschte Tastenziffer ein, welche Sie belegen möchten. Die Reihenfolger der Funktionstasten auf Ihrem Tischtelefon ist telefonabhängig. Daher schauen Sie bitte im entsprechenden Handbuch Ihres Tischtelefons, wie die Anordnung der Funktionstasten ist. Sie können Tastenziffern von 0 bis 137 belegen. |
| Tastenziel | Wählen Sie hier das Ziel (Typ) aus, z.B. Telefonnummer, WLAN ein, usw. |
| Angezeigter Name | Geben Sie Ihrer Tastenziffer optional einen prägnanten Namen. |
Beispiele:
Einrichtung einer Anrufumleitung:
Anrufumleitung auf die Rufnummer: 0171 12345 über die Funktionstaste: 1
1.Drücken Sie auf das PLUS-Symbol.
2.Wählen Sie Funktionstaste 1.
3.Eingabe folgender Zeichen in das Eingabefeld neben der Ziffer 1 (Ziel): *110017112345
4.Unten wird Ihnen Ihre Eingabe als Funktionscode angezeigt, dieser nochmal bestätigen.
5.Eingabe sichern über das Bestätigen-Symbol.
("0" für Amtsholung bei Weiterleitung auf eine externe Rufnummer nicht vergessen!)
Eine andere Taste kann mit dem Code **11 zur Deaktivierung der Rufumleitung belegt werden.
Durch Drücken der Funktionstaste aktivieren Sie die Weiterleitung, bzw. schalten diese wieder aus.
Besetzt Feld Lampe (BFL):
Mit der Funktion „Besetzt Feld Lampe (BFL)“ können Sie sehen, ob an einer Nebenstelle gerade gesprochen wird oder ob diese Nebenstelle angerufen wird. Sie können diese Gespräche von diesen Nebenstellen übernehmen bzw. dahin umleiten. Geht auf einer dieser Nebenstellen ein Anruf ein, so wird dieser durch Blinken der jeweiligen LED angezeigt - Sie können den Anruf jetzt durch Drücken der Taste übernehmen (bitte beachten Sie aber, dass diese Funktion nur funktioniert, wenn Sie der Administrator Ihrer Telefonanlage in eine gemeinsame "Pick-Up Gruppe" mit den zu überwachenden Nebenstellen aufgenommen hat). Wird auf dieser Nebenstelle ein Gespräch geführt, leuchtet deren LED permanent. Klingelt Ihr Telefon und Sie möchten das Gespräch an eine andere Nebenstelle abweisen, drücken Sie die dieser Nebenstelle zugeordnete Funktionstaste - der Anruf wird dann dahin umgeleitet.
Gegensprechanlage:
Mit der Funktion „Gegensprechanlage“ (Intercom) kann ein Gespräch mit dieser Nebenstelle direkt durch Drücken der Funktionstaste aufgebaut (Gegensprechen) werden. Der andere Teilnehmer muss dazu allerdings „Intercom“ (Gegensprechanlage) auf seinem Telefonapparat aktiviert haben. Unter „Intercom“ versteht man also eine herkömmliche Gegensprechanlage (ähnlich wie Walkie-Talkie), wo man durch Drücken der belegten Funktionstaste direkt auf den Lautsprecher des Gegensprechpartners verbunden wird.
Funktionscode:
Sie können durch Eingabe verschiedener Codes auch Funktionen wie Anrufumleitungen auf die Tasten programmieren. Dazu geben Sie einfach den Code mit dem gewünschten Ziel in das Eingabefeld ein.
Dienste:
Sie können auch einen Dienst (z. Bsp. eine Gruppe) auf die Funktionstasten legen. Im Vergleich zu einer Nebenstelle (BFL) kann man diesen Dienst nicht Monitoren! D.h., Sie können diesen Dienst nur von der Funktionstaste aus anrufen.
| Verwendete Symbole | Funktion |
| Hinzufügen Eintrag. |
| Löschen Eintrag. |
| Editieren. |
| Auswahl speichern. |
| Schliessen ohne speichern. |
Definition Premium-Nebenstelle (Premium-Package)
Mit der option MULTI DEVICE verwalten Sie bis zu 9 Endgeräte unter einer Nebenstelle.
Dieser Tarif kann nur für Ihre gesamte Telefonanlage gebucht werden, nicht nur für einzelne Nebenstellen. Berechnungsgrundlage sind die genutzten Nebenstellen. Dienst Nebenstellen wie bspw. für einen virtuellen Konferenzraum zählen nicht als abrechenbare Nebenstelle und sind weiterhin kostenlos.
Beispiel:
Sie nutzen ein Telefon im Büro und im Home Office. Außerdem verwenden Sie unterwegs sowohl Ihr Softphone auf Ihrem Laptop, als auch einen FMC Client auf Ihrem Handy. Mit der Premium-Nebenstelle können Sie all diese Endgeräte einer einzigen Nebenstelle zuweisen und es müssen nur einmal die Einstellungen der Nebenstelle verwaltet werden, da sie automatisch auf alle Endgeräte übertragen wird. Somit fallen verschiedene Einstellungen für Voicemail, Weiterleitungen, Funktionstasten, etc. weg, da alle Einstellungen zentral über die Premium-Nebenstelle konfiguriert werden. Sie sind dann unter einer Rufnummer auf allen Endgeräten erreichbar. D.h., es klingeln alle Premium-Nebenstellen-Endgeräte gleichzeitig. Sollte dies mal nicht gewünscht sein, aktivieren Sie einfach auf den Telefonen, die nicht klingeln sollen, die Funktion DnD (Do-not-Disturb).
Einige Funktionen können nicht mit mehreren Telefonen umgesetzt werden. Dies ist bspw. der Fall bei Warteschlangen oder auch bei der Funktion „Rufumleitung bei fehlender Registrierung“. Daher gibt es bei der Premium-Nebenstelle immer ein Primärgerät. Dieses erkennen Sie direkt am Telefon daran, dass vor dem Nebenstellennamen im Display des Telefons ein Stern (*) dargestellt wird. Das Primärgerät wird immer für Warteschlangen verwendet, wenn die Nebenstelle einer Warteschlange zugewiesen ist. Die Weiterleitung "Bei nicht erreichbar/Not registered" greift nur, wenn alle Endgeräte der Nebenstelle nicht erreichbar sind.
Im Fall von Cloudya Mobile, FMC, LYNC, Parallelanruf oder anderen Geräten kann diese Option nicht verwendet werden,
da diese Endgeräte aufgrund ihrer Charakteristik "immer" erreichbar sind.
Im Serviceportal können Sie im Nebenstellen-Konfigurationsfenster unter der Sektion "Endgeräte" bis zu 9 Endgeräte einer Nebenstelle hinzufügen. Eins von den der Nebenstelle zugewiesenen Telefone muss als Primärgerät definiert werden. Sie legen das Primärgerät fest, indem Sie in der Spalte "Primärgerät" einfach den Haken für das entsprechende Endgerät setzen.
Einstellungen Nebenstelle
Bei der Umstellung auf das Premium-Package ändert sich lediglich der Umgang mit verschiedenen Endgeräten pro Nebenstelle. Die allgemeinen Nebenstellen-Einstellungen und alle anderen Funktionen wie Warteschlangen, Sprachdialoge, Zeitsteuerungen, etc. bleiben weiterhin unverändert.
Für die allgemeine Konfiguration einer Premium-Nebenstelle siehe 3.1. Nebenstelle.
Definition
Sie können eine Telefonkonferenz mit bis zu 25 Teilnehmer definieren, die sich Einwählen und miteinander kommunizieren. Es gibt unterschiedliche Rechte für den Konferenzleiter und die Teilnehmer. Der Konferenzleiter kann beispielsweise alle Teilnehmer auf stumm schalten.
Wie konfiguriere ich eine Telefonkonferenz?:
Beispiel:
Sie möchten einen Konferenzraum nutzen, der intern unter der Nebenstellennummer 300 erreichbar ist.
Beschreibung:
- Vergeben Sie als Erstes einen Namen für den Konferenzraum.
- Notieren Sie sich den PIN für Konferenzleiter und Teilnehmer. Diese sind erforderlich, wenn Sie sich in den Konferenzraum einwählen möchten.
- Legen Sie optional noch zusätzliche Einstellungen fest, wie beispielsweise die Ansage von neuen Teilnehmern, etc.
- Nun geben Sie den Konferenzraum die Nebenstellennummer 300. Damit ist der Konferenzraum intern erreichbar.
- Wenn Sie nur eine Amtsleitung besitzen, wird die Durchwahl automatisch bestimmt. Falls Sie mehrere Amtsleitungen besitzen und der Konferenzraum soll von extern erreichbar sein, vergeben Sie bitte unter "Durchwahlen" die +49 123 456789-300. Nun ist der Konferenzraum auch von extern erreichbar.
Konfiguration
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol eine neue Telefonkonferenz anlegen, Sie können jedoch auch durch Auswahl einer bestehende Telefonkonferenz (Doppelklick), diesen Eintrag ändern.
Ein neues Fenster mit "Neue Telefonkonferenz" mit mehreren Sektionen wird angezeigt:
| Sektionen | Bilder |
| Name und Nebenstelle |  |
| Durchwahlen |  |
| Teilnehmer |  |
| Einstellungen für Konferenzleiter |  |
| Einstellungen zum Konferenzraum |  |
Standardeinträge für eine Telefonkonferenz
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Geben Sie Ihrer Telefonkonferenz einen prägnanten Namen. |
| Nebenstelle (Interne Rufnummer) | Tragen Sie hier die Nebenstellennummer ein. Wenn Sie keine Nebenstellennummer vergeben, ist die Nebenstelle intern nicht erreichbar. |
Zuweisen von Durchwahlen.
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsleitung | Auswahl Ihrer Amtsleitung. |
| Durchwahl | Vergabe einer bestimmten Durchwahl aus dem Rufnummerblock der ausgewählten Amtsleitungen. Ausnahme: Bei Einzelrufnummern muss keine Durchwahl ausgewählt werden. |
Zuweisen Amtsleitung
Drücken Sie auf das PLUS-Symbol, um eine "Neue eingehende Amtsleitung hinzufügen".
Wählen Sie "Ihre" Amtsleitung und Durchwahl aus für diese Nebenstelle.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Ändern Amtsleitung
Selektieren Sie die zu ändernde Amtsleitung.
Drücken Sie das BEARBEITEN-Symbol.
Ändern Sie die Amtsleitung bzw. die Durchwahl.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Löschen Amtsleitung
Selektieren Sie die zu löschende Amtsleitung.
Drücken Sie das ENTFERNEN-Symbol.
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen Angezeigte Durchwahlen. |
| Löschen. |
| Editieren. |
| Auswahl speichern. |
| Schliessen ohne speichern. |
| Auswahl schliessen. |
Einstellungen für Teilnehmer:
Einstellungen für Teilnehmer
| Feldname | Beschreibung |
| PIN Teilnehmer | Vergeben Sie den PIN für die Teilnehmer. Der PIN wird benötigt, um sich in die Konferenz einzuwählen. Der PIN für den Konferenzleiter und der PIN für die Teilnehmer muss unterschiedlich sein. |
| Ansage Anzahl Teilnehmer | Ansage wieviele Teilnehmer schon vorhanden sind. |
| Dauerhaftes Stummschalten | Alle Teilnehmer sind stumm geschaltet. Nur der Konferenzleiter kann sprechen. |
| Signalisierung Zu-/Abgang | Akustische Signalisierung wenn ein Teilnehmer den Konferenz betritt bw. verlässt. |
| Ansage Zu-/Abgänge | Ansage der Zu- und Abgänge (Namensnennung). |
Einstellungen für Konferenzleiter:
| Feldname | Beschreibung |
| PIN Konferenzleiter | Vergeben Sie den PIN für den Konferenzleiter. Der PIN wird benötigt, um sich in die Konferenz einzuwählen. Der PIN für den Konferenzleiter und der PIN für die Teilnehmer muss unterschiedlich sein. |
| Ansage Anzahl Teilnehmer | Ansage, wieviele Teilnehmer vorhanden sind. |
| Signalisierung Zu-/Abgänge | Akustische Signalisierung bei Zu- bzw. Abgänge. |
| Ansage Zu-/Abgänge | Ansage bei Zu- bzw. Abgang (Namensnennung). |
| Ende bei Austritt Konferenzleiter | Konferenzende, wenn der Konferenzleiter die Konferenz verlässt. |
| Sperre bis Eintritt Konferenzleiter | Alle Teilnehmer hören die Wartemusik, bis der Konferenzleiter sich eingewählt hat. |
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Funktion aktivieren. |
| Dropdown. |
Konferenzoptionen:
| Fieldname | Description |
| Language | Select the language for the conference room. |
| Music if single user | Standard music on hold if single user. |
| Feldname | Beschreibung |
| Sprache | Definieren Sie die Sprache des Konferenzraums |
| Musik falls einziger Teilnehmer | Standardwartemusik bei einziger Teilnehmer. |
Definition Zeitsteuerungen:
Eine Zeitsteuerung erkennt der Anrufer nur mittelbar. Das heißt, der Anrufer wird der Uhrzeit entsprechend geleitet. Diese Funktion wird beispielsweise bei den Öffnungszeiten eines Unternehmens verwendet. Montag bis Freitag (9:00 bis 18:00 Uhr) sollen die Anrufer wie gewohnt die Firmenmitarbeiter erreichen. Anrufer, die abweichend von der angegebenen Zeit anrufen, werden dann beispielsweise an die Firmen-Mailbox weitergeleitet.
Eine Zeitsteuerung kennt immer nur 2 Intervalle (Montag bis Freitag (9:00 bis 18:00 Uhr)). Falls Sie beispielsweise noch eine Mittagspause haben und es daher notwendig ist, von 12:00 bis 14:00 Uhr die Anrufer an die Firmen – Mailbox weiterzuleiten, müssen Sie 2 Zeitsteuerungen miteinander verbinden (Sonderfall).
Wie konfiguriere ich eine Zeitsteuerung?
Beispiel:
Sie möchten eine Zeitsteuerung anlegen, die extern unter der Rufnummer +49 123 456789 - 100 erreichbar ist. Des Weiteren soll die Zeitsteuerung von Montag bis Freitag, 8:00 bis 18:00 Uhr definiert werden. Wer innerhalb dieser Zeit anruft, wird an die Gruppe Mitarbeiter weitergeleitet. Falls jemand außerhalb der angegebenen Zeit anruft, soll der Anrufer an die Firmen-Mailbox weitergeleitet werden.
Anleitung
• Geben Sie Ihrer Zeitsteuerung einen prägnanten Namen.
• Dann legen Sie über das Dialogfenster "Durchwahlen (Externe Rufnummern)" die Durchwahl +49 111 456789 - 100 an, damit Ihre Zeitsteuerung von extern erreichbar ist. Sie können jedoch auch weitere Durchwahlen hinzufügen.
• Final legen Sie bitte den Zeitraum Ihrer Zeitsteuerung fest:
o Von: Montag Bis: Freitag
o Von Zeit: 08:00 Bis Zeit: 18:00
o Ziel innerhalb: Gruppe Mitarbeiter
o Ziel außerhalb: Firmen - Mailbox
Sonderfall
Falls Sie nun beispielsweise noch eine Mittagspause haben und es daher notwendig ist, von 12:00 bis 14:00 Uhr die Anrufer an die Firmen - Mailbox weiterzuleiten, müssen Sie 2 Zeitsteuerungen miteinander verbinden.
Sie legen eine neue Zeitsteuerung an und definieren als erstes das dritte Intervall. Das heißt, Montag bis Freitag, 12:00 bis 14:00 Uhr. Dann wählen Sie als "Ziel innerhalb" die Firmen - Mailbox und als "Ziel außerhalb" die Gruppe Mitarbeiter.
Nun gehen Sie zurück in die bereits bestehende Zeitsteuerung und wählen als "Ziel innerhalb" die soeben neu erstelle Zeitsteuerung. Somit haben Sie die beiden miteinander verknüpft und Die Anrufer erreichen Sie montags bis freitags von 8:00 bis 12:00 Uhr und von 14:00 bis 18:00 Uhr.
Des Weiteren haben Sie noch die Möglichkeit Sonderregelungen festzulegen. Sollte zum Beispiel ein Feiertag innerhalb der Werktage sein, könnte man dort festlegen, dass an diesem Tag die Zeitsteuerung so reagiert, als ob es außerhalb der Geschäftszeiten wäre.
Konfiguration:
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol eine neue Zeitsteuerung anlegen. Sie können jedoch auch durch Auswahl einer Zeitsteuerung innerhalb der Liste diesen Eintrag ändern (Doppelklick).
Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neue Zeitsteuerung") mit mehreren Sektionen:
| Sektionen | Bilder |
| Name und Nebenstelle |  |
| Referenziert durch |  |
| Durchwahlen |  |
| Zeitzonen Einstellungen |  |
| Einschalten im Zeitraum |  |
| Ziele für Zeitsteuerung |  |
| Sonderreglungen (z.B. für Feiertage) |  |
Standardeinträge für Zeitsteuerung:
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Geben Sie Ihre Zeitsteuerung einen prägnanten Namen (Beispiel: Hauptgeschäftszeit, Mittagspause, usw.). |
| Nebenstelle (interne Rufnummer) | Tragen Sie hier die Nebenstellennummer ein. |
| Modus | Wenn Sie „Automatisch“ wählen, greift die konfigurierte Zeitsteuerung entsprechend des angegebenen Zeitraums. Wenn Sie „Fest innerhalb“ wählen greift immer das Ziel für „innerhalb“. Wenn Sie „Fest außerhalb“ wählen, greift immer das Ziel für „außerhalb“. |
Zuweisen von Durchwahlen
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsleitung | Auswahl Ihrer Amtsleitung. |
| Durchwahl | Vergabe einer bestimmten Durchwahl aus dem Rufnummerblock der ausgewählten Amtsleitungen. Ausnahme: Bei Einzelrufnummern muss keine Durchwahl ausgewählt werden. |
Zuweisen Amtsleitung
- Drücken Sie auf das PLUS-Symbol um eine "Neue eingehende Amtsleitung hinzufügen".
- Wählen Sie "Ihre" Amtsleitung und Durchwahl aus für diese Nebenstelle.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Ändern Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu ändernde Amtsleitung.
- Drücken Sie das BEARBEITEN-Symbol.
- Ändern Sie die Amtsleitung, bzw. die Durchwahl.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Löschen Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu löschende Amtsleitung.
- Drücken Sie das ENTFERNEN-Symbol.
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen Angezeigte Durchwahlen |
| Löschen |
| Editieren |
| Auswahl speichern |
| Schliessen ohne speichern |
| Auswahl schliessen |
Zeitzonen Einstellungen
Hier können Sie unter Region und Ort die für diese Zeitsteuerung gültige Zeitzone setzen.
Eine detaillierte Übersicht der möglichen Einstellungen finden Sie hier (Englisch!).
Festlegung der innerhalb Zeitraumfunktion. Definition des Zeitraumes: von Tag bis Tag und von Uhrzeit bis Uhrzeit.
| Feldname | Beschreibung |
| Von | Tag von, z.B. Montag. |
| Bis | Tag bis, z.B. Freitag. |
| Von Zeit | Zeit von, z.B. 09:00. |
| Bis Zeit | Zeit bis, z.B. 18:00. |
none
Zuweisen von Zeitsteuerungsfunktionen. Definition der Aktivitäten innerhalb und außerhalb der Zeitzone.
| Feldname | Beschreibung |
| Innerhalb | Definieren Sie das Ziel, wenn man sich innerhalb des Zeitfensters befindet. z.B. Warteschlange Vertrieb. |
| Außerhalb | Definieren Sie das Ziel, wenn man sich außerhalb des Zeitfensters befindet. z.B. Firmenmailbox. |
Festlegung der innerhalb Zeitraumfunktion. Definition des Zeitraumes: von Tag bis Tag und von Uhrzeit bis Uhrzeit.
| Feldname | Beschreibung |
| Fest "innerhalb" | Definition für Sonderegelungen, Festlegung von z.B. Feiertagen, Betriebsschließungen, Fenstertage usw. Dauerhafte Weiterleitung an "Innerhalb Ziel". Sie können einzelne Tage hinzufügen über das PLUS- Symbol, Sie kommen über das |
| Fest "außerhalb" | Definition für Sonderegelungen, Festlegung von z.B. Feiertagen, Betriebsschließungen, Fenstertage usw. Dauerhafte Weiterleitung an "Außerhalb Ziel". |
. Symbol in den Kalender modus, hier selektieren Sie den gewünschten Tag. Löschen der Einträge geht mit ENTFERNEN-Symbol.| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen. |
| Entfernen, Löschen. |
 | Kalender. |
Definition Warteschlangen
Eine Warteschlange dient zur "Vertröstung" des Kunden, wenn nicht genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um den Anruf direkt anzunehmen. Diese Funktion wird, unter anderem, bei Hotlines genutzt.
Wie konfiguriere ich eine Warteschlange?
Beispiel:
Sie möchten eine Warteschlange anlegen, die intern unter der Nebenstelle 101 erreichbar ist. Des Weiteren sollen in dieser Warteschlange 2 Mitarbeiter eingebucht sein (Agent 1 und Agent 2). Falls keiner von den beiden innerhalb von 60 Sekunden erreichbar ist, soll der Anrufer an die Voicemail des Teamleiters weitergeleitet werden. Des Weiteren wird diese Warteschlange das Ziel für die Zeitsteuerung 1 (Hauptzeit).
Anleitung:
- Geben Sie Ihrer Warteschlange einen prägnanten Namen und weisen Sie Ihrer Warteschlange die Nebenstelle-Nummer 101 zu, damit sie von intern erreichbar ist. Falls Sie nur eine Amtsleitung besitzen, wird anschließend automatisch eine Durchwahl (Externe Rufnummer) erstellt. Falls Sie mehrere Amtsleitungen besitzen und die Warteschlange von extern erreichbar sein soll, legen Sie bitte über das Dialogfenster "Durchwahlen (Externe Rufnummern)" die Durchwahl +49 123 456789 - 101 an. Nun ist die Warteschlange von extern erreichbar.
- Wählen Sie die Mitglieder der Warteschlange aus. In diesem Beispiel sind das die Nebenstellen "Agent 1" und "Agent 2". Definieren Sie ebenfalls auch ein Timeout von 60 Sekunden und wählen als "Ziel für nicht erreichbar" die Voicemail des Teamleiters.
- Wählen Sie unter „Einstellungen zur Richtung“ aus, ob es sich um eine Inbound oder Outbound Warteschlange handelt.
Konfiguration
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol eine neue Warteschlange anlegen. Sie können jedoch auch durch Auswahl einer Warteschlange innerhalb der Liste diesen Eintrag ändern (Doppelklick).
Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neue Warteschlange") mit mehreren Sektionen:
| Sektionen | Bilder |
| Name und Nebenstelle |  |
| Durchwahlen |  |
| Mitglieder |  |
| Einstellungen zur Richtung |  |
| Einstellungen für Kunden |  |
| Einstellungen für Mitglieder |  |
Standardeinträge für Warteschlange
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Geben Sie Ihre Warteschlange einen prägnanten Namen (Beispiel: Warteschlange Logistik). |
| Nebenstelle (interne Rufnummer) | Tragen Sie hier die Nebenstellennummer ein. Wenn Sie keine Nebenstellennummer vergeben, ist die Nebenstelle intern nicht erreichbar. |
| Gewichtung | Das Feld „Gewichtung“ priorisiert Warteschlangen. Der Wertebereich liegt zwischen 0-255. Je höher der vergebene Wert, desto höher die Gewichtung der Warteschlange. Die Nummer 2 ist somit höher priorisiert als die 1, die 3 höher als 2 usw. Nachdem Sie für eine Wartschlange die Gewichtung festgelegt haben, ist diese nun sofort aktiv. |
Zuweisen von Durchwahlen.
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsleitung | Auswahl Ihrer Amtsleitung. |
| Durchwahl | Vergabe einer bestimmten Durchwahl aus dem Rufnummerblock der ausgewählten Amtsleitungen. Ausnahme: Bei Einzelrufnummern muss keine Durchwahl ausgewählt werden. |
Zuweisen Amtsleitung
- Drücken Sie auf das PLUS-Symbol um eine "Neue eingehende Amtsleitung hinzufügen".
- Wählen Sie "Ihre" Amtsleitung und Durchwahl aus für diese Nebenstelle.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Ändern Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu ändernde Amtsleitung.
- Drücken Sie das BEARBEITEN-Symbol.
- Ändern Sie die Amtsleitung, bzw. die Durchwahl.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Löschen Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu löschende Amtsleitung.
- Drücken Sie das ENTFERNEN-Symbol.
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen Angezeigte Durchwahlen. |
| Löschen. |
| Editieren. |
| Auswahl speichern. |
| Schliessen ohne speichern. |
| Auswahl schliessen. |
Zuweisen von Zeitsteuerungsfunktionen. Definition der Aktivitäten innerhalb und außerhalb der Zeitzone.
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Hier haben Sie die Möglichkeit, der Warteschlange einzelne Mitglieder zuzuweisen. Klicken Sie einfach auf das PLUS-Symbol und wählen Sie die entsprechenden Mitglieder aus.Sie können die Mitglieder auch bearbeiten (BEARBEITEN-Symbol) oder löschen (ENTFERNEN-Symbol). |
| Penalty | Über Penalty"können Sie die Priorität Ihrer Mitglieder festlegen. Die geringste Nummer hat immer die höchste Priorität. Die Nummer 0 ist somit höher priorisiert als die 1, die 2 höher als 3 usw. Standardmäßig haben alle Mitglieder der Warteschlange die gleiche Priorität. |
| Timeout (in Sekunden) | Geben Sie hier bitte ein Timeout für die Warteschlange ein. D.h., nach wie vielen Sekunden soll der Anrufer entsprechend weitergeleitet werden? |
| Weiterleitung bei Timeout | Wählen Sie hier das Ziel für die Weiterleitung bei Timeout. |
| Weiterleitung bei Abweisung | Legen Sie fest, ob der Anrufer abgewiesen werden soll, wenn kein Mitglied in der Warteschlange ist. Falls Sie dies aktivieren, müssen Sie anschließend noch ein Ziel definieren, wohin der Anrufer dann weitergeleitet werden soll. |
| Eintritt in Warteschlange ohne Mitgliedschaft | Sollten mal keine Mitglieder in die Warteschlange eingebucht sein, können Sie hier festlegen, ob Anrufer trotzdem auf diese Warteschlange anrufen können. Wenn Sie hier keinen Haken setzen und kein Agent ist in der Warteschlange, werden die Anrufer der Warteschlange direkt an das entsprechende Ziel bei "Weiterleitung bei Timeout" weitergeleitet. |
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen neue Mitglieder. |
| Löschen |
| Editieren |
| Auswahl speichern |
| Schliessen ohne speichern |
| Funktion aktivieren |
Einstellungen zur Richtung:
| Feldname | Beschreibung |
| Aufzeichnung | Ohne Funktion. |
| Anrufrichtung | Festlegen der Anrufrichtung. D.h., handelt es sich bei dieser Warteschlange um eine Inbound- (eingehende Anrufrichtung) oder Outbound-Warteschlange (ausgehende Anrufrichtung). In der Regel handelt es sich um eine Inbound-Warteschlange. |
Kunden Einstellungen:
| Feldname | Beschreibung |
| Initiale Ansage | Wählen Sie hier die Ansage aus, die dem Anrufer bei Eintritt in die Warteschlange vorgespielt werden soll. Initiale Ansagen werden nur einmalig zur Begrüßung des Anrufers abgespielt. Die initiale Ansage für die Warteschlange kann entweder vorher unter dem Menüpunkt ELEMENTE/Ansagen hochgeladen werden oder über das PLUS-Symbol hinzugefügt werden. |
| Verzögerung der Positionsansage (in Sekunden) | Verzögerung in Sekunden, bzw. in welchem Intervall die Positionsansage abgespielt werden soll. |
| Wartemusik / Klingeln | Wahlmöglichkeiten sind: Standard, Klingeln, Selbstdefiniert. |
| Periodische Ansage | Periodische Ansagen werden während der Wartezeit wiederholt. Die periodische Ansage für die Warteschlange kann entweder vorher unter dem Menüpunkt ELEMENTE/Ansagen hochgeladen werden oder über das PLUS-Symbol hinzugefügt werden. |
| Verzögerung der periodischen Ansage (in Sekunden) | Verzögerung in Sekunden, bzw. in welchem Intervall die periodische Ansage abgespielt werden soll. |
| Wartemusik (wenn Klingeln nicht aktiviert) | Wenn unter "Wartemusik / Klingeln" "Selbst definiert" ausgewählt ist, können Sie eine individuelle Wartemusik wählen. Die Wartemusik für die Warteschlange kann entweder vorher unter dem Menüpunkt ELEMENTE/Ansagen hochgeladen werden oder über das PLUS-Symbol hinzugefügt werden. |
Sie können die Ansagen/Wartemusik über das PLAY-Symbol anhören.
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen. |
| Dropdown. |
| Anhören, abspielen der Ansage, bzw. Wartemusik. |
Einstellungen für Mitglieder:
| Feldname | Beschreibung |
| Anrufsignalisierung | Auswahlmöglichkeiten sind: Alle gleichzeitig,Round Robin, Zufällig, Längste Pause zuerst, Geringste Auslastung zuerst. Nacheinander bei „Round Robin“ (Bei Round Robin kann man die Reihenfolge nicht festlegen!). |
| Erneuter Versuch nach... (Sekunden) | Nach wie vielen Sekunden soll versucht werden, den Anrufer erneut beim Mitglied durchzustellen. |
| Wartezeit melden | Mitgliedern der Warteschlange wird die Wartezeit des Kunden angesagt. |
| Timeout (in Sekunden) | Timeout für das Mitglied (in Sekunden). D.h., nach wie vielen Sekunden soll der Anrufer wieder zurück in die Warteschlange geleitet werden. |
| Nachbereitungszeit | Wie viel Zeit einem Mitglied gegeben wird, um einen abgeschlossenen Anruf vollständig zu erfassen, bevor er den nächsten Anruf angeboten bekommt. |
| Meldung an Mitglieder | Mitglied vor Annahme eines Anrufs einen Hinweistext einspielen. Arbeitet ein Mitglied zum Beispiel für mehrere Warteschlangen, ist es unter Umständen sinnvoll, einen Hinweis einzuspielen, über welche Warteschlange sich der Anrufer eingewählt hat. Zusätzlich wird der Name der Warteschlange im Display des Telefons angezeigt. Die Meldung für die Warteschlange kann über das PLUS-Symbol hinzugefügt werden. |
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen. |
| Dropdown. |
| Abspielen Meldung. |
Definition Skill
Ein Skill dient dazu, die Spezialisierung der Hotlines zu optimieren. Hier können Sie Skill-Levels festlegen und damit den Spezialisierungsgrad innerhalb der Skills definieren.
Wie konfiguriere ich ein Skill?
Beispiel:
Sie haben eine Hotline angelegt, die über ein Sprachdialog unter der Nebenstelle 111 erreichbar ist. Diese Support-Hotline wollen Sie zweisprachig anbieten. Sie haben Hotline Mitarbeiter, die den Support entweder in Englisch oder in Deutsch durchführen können, wobei die Mitarbeiter unterschiedliche Support-Stufen haben können, z.B. 10=Senior-Support und 1=in Ausbildung).
Anleitung:
- Für diese Hotline haben Sie z.B. folgende Ansage: " Drücken Sie die 1 für deutschen Support, dial 2 for english support".
- Definieren Sie eine Skill-Gruppe mit den Namen Support-DE und eine mit Support-EN.
- Fügen Sie in den Skill-Gruppen, unter Skill Optionen, die Nebenstellen ein, die hier den Support durchführen sollen und vergeben Sie den Skill level (10 = höchster Support-Stufe). Der Anrufer wird zuerst an die Nebenstelle weitergeleitet, die den höchsten Skill Level hat und zur Verfügung steht.
- Verweisen Sie unter Sprachdialg auf den Skill Service.
- Sie können auch Nebenstellen unter Nebenstelle/Konfiguration einen Skill zuweisen.
Konfiguration
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol einen neuen Skill anlegen. Sie können jedoch auch durch Auswahl eines Skills innerhalb der Liste diesen Eintrag ändern (Doppelklick).
Die Nebenstellen können sich für alle Skills (Skill-Set) über die Funktionstasten *87 An-, bzw. mit **87 Abmelden.
Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neue Skill") mit mehreren Sektionen:
| Sektionen | Bilder |
| Name und Nebenstelle |  |
| Referenziert durch | |
| Durchwahlen |  |
| Skill Optionen |  |
| Einstellungen zur Richtung |  |
| Einstellungen für Kunden |  |
| Einstellungen für Mitglieder |  |
Standardeinträge für Skills
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Geben Sie Ihren Skill einen prägnanten Namen (Beispiel: Support-Deutsch). |
| Nebenstelle (interne Rufnummer) | Tragen Sie hier die Nebenstellennummer ein. Wenn Sie keine Nebenstellennummer vergeben, ist die Nebenstelle intern nicht erreichbar. |
| Gewichtung | Das Feld „Gewichtung“ priorisiert Warteschlangen. Der Wertebereich liegt zwischen 0-255. Je höher der vergebene Wert, desto höher die Gewichtung der Warteschlange. Die Nummer 2 ist somit höher priorisiert als die 1, die 3 höher als 2 usw. Nachdem Sie für eine Wartschlange die Gewichtung festgelegt haben, ist diese nun sofort aktiv. |
Zuweisen von Durchwahlen.
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsleitung | Auswahl Ihrer Amtsleitung. |
| Durchwahl | Vergabe einer bestimmten Durchwahl aus dem Rufnummerblock der ausgewählten Amtsleitungen. Ausnahme: Bei Einzelrufnummern muss keine Durchwahl ausgewählt werden. |
Zuweisen Amtsleitung
- Drücken Sie auf das PLUS-Symbol um eine "Neue eingehende Amtsleitung hinzufügen".
- Wählen Sie "Ihre" Amtsleitung und Durchwahl aus für diese Nebenstelle.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Ändern Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu ändernde Amtsleitung.
- Drücken Sie das BEARBEITEN-Symbol.
- Ändern Sie die Amtsleitung, bzw. die Durchwahl.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Löschen Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu löschende Amtsleitung.
- Drücken Sie das ENTFERNEN-Symbol.
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen Angezeigte Durchwahlen. |
| Löschen. |
| Editieren. |
| Auswahl speichern. |
| Schliessen ohne speichern. |
| Auswahl schliessen. |
Zuweisen von Skill-Funktionen. Definition der Aktivitäten innerhalb und außerhalb der Zeitzone.
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Hier haben Sie die Möglichkeit, der Skill-Gruppe einzelne Mitglieder zuzuweisen. Klicken Sie einfach auf das PLUS-Symbol und wählen Sie die entsprechenden Mitglieder aus.Sie können die Mitglieder auch bearbeiten (BEARBEITEN-Symbol) oder löschen (ENTFERNEN-Symbol). |
| Skill-Level | Über Skill-Level können Sie den Bearbeitungslevel Ihrer Mitglieder festlegen. Die höchste Nummer hat immer die höchste Priorität. Die Nummer 10 ist somit höher priorisiert als die 1. |
| Timeout (in Sekunden) | Geben Sie hier bitte ein Timeout für die Gruppe ein. D. h., nach wie vielen Sekunden soll der Anrufer entsprechend weitergeleitet werden? |
| Weiterleitung bei Timeout | Wählen Sie hier das Ziel für die Weiterleitung bei Timeout. |
| Weiterleitung bei Abweisung | Legen Sie fest, ob der Anrufer abgewiesen werden soll, wenn kein Mitglied in der Warteschlange ist. Falls Sie dies aktivieren, müssen Sie anschließend noch ein Ziel definieren, wohin der Anrufer dann weitergeleitet werden soll. |
| Eintritt in Skill ohne Mitgliedschaft | Sollten mal keine Mitglieder in die Skill-Gruppe eingebucht sein, können Sie hier festlegen, ob Anrufer trotzdem auf diese Skill-Gruppe anrufen können. Wenn Sie hier keinen Haken setzen und kein Agent ist in der Skill, werden die Anrufer der Skill direkt an das entsprechende Ziel bei "Weiterleitung bei Timeout" weitergeleitet. |
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Neue Mitglieder hinzufügen |
| Löschen |
| Editieren |
| Auswahl speichern |
| Schliessen ohne speichern |
| Funktion aktivieren |
Einstellungen zur Richtung:
| Feldname | Beschreibung |
| Aufzeichnung | Ohne Funktion. |
| Anrufrichtung | Festlegen der Anrufrichtung. D.h., handelt es sich bei dieser Skill um eine Inbound- (eingehende Anrufrichtung) oder Outbound-Skill (ausgehende Anrufrichtung). In der Regel handelt es sich um eine Inbound-Skill. |
Kundeneinstellungen:
| Feldname | Beschreibung |
| Initiale Ansage | Wählen Sie hier die Ansage aus, die dem Anrufer bei Eintritt in den Skill vorgespielt werden soll. Initiale Ansagen werden nur einmalig zur Begrüßung des Anrufers abgespielt. Die initiale Ansage für den Skill kann entweder vorher unter dem Menüpunkt ELEMENTE/Ansagen hochgeladen werden oder über das PLUS-Symbol hinzugefügt werden. |
| Verzögerung der Positionsansage (in Sekunden) | Verzögerung in Sekunden, bzw. in welchem Intervall die Positionsansage abgespielt werden soll. |
| Wartemusik / Klingeln | Wahlmöglichkeiten sind: Standard, Klingeln, Selbstdefiniert. |
| Periodische Ansage | Periodische Ansagen werden während der Wartezeit wiederholt. Die periodische Ansage für den Skill kann entweder vorher unter dem Menüpunkt ELEMENTE/Ansagen hochgeladen werden oder über das PLUS-Symbol hinzugefügt werden. |
| Verzögerung der periodischen Ansage (in Sekunden) | Verzögerung in Sekunden, bzw. in welchem Intervall die periodische Ansage abgespielt werden soll. |
| Wartemusik (wenn Klingeln nicht aktiviert) | Wenn unter "Wartemusik / Klingeln" "Selbst definiert" ausgewählt ist, können Sie eine individuelle Wartemusik wählen. Die Wartemusik für den Skill kann entweder vorher unter dem Menüpunkt ELEMENTE/Ansagen hochgeladen werden oder über das PLUS-Symbol hinzugefügt werden. |
Sie können die Ansagen/Wartemusik über das PLAY-Symbol anhören.
Für Skill Enträge gibt es eigene Ansagen, siehe hierzu Elemente/Ansagen!
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen. |
| Dropdown. |
| Anhören, abspielen der Ansage, bzw. Wartemusik. |
Einstellungen für Mitglieder:
| Feldname | Beschreibung |
| Anrufsignalisierung | Auswahlmöglichkeiten sind: Alle gleichzeitig,Round Robin, Zufällig, Längste Pause zuerst, Geringste Auslastung zuerst. Nacheinander bei „Round Robin“ (Bei Round Robin kann man die Reihenfolge nicht festlegen!). Die Anrufsignalisierung wird nach Skill Level gruppiert. |
| Erneuter Versuch nach ... (Sekunden) | Nach wie vielen Sekunden soll versucht werden, den Anrufer erneut beim Mitglied durchzustellen. |
| Wartezeit melden | Mitgliedern der Skill wird die Wartezeit des Kunden angesagt. |
| Timeout (in Sekunden) | Timeout für das Mitglied (in Sekunden). D.h., nach wie vielen Sekunden soll der Anrufer wieder zurück in die Warteschlange geleitet werden. |
| Nachbereitungszeit | Wieviel Zeit einem Mitglied gegeben wird, um einen abgeschlossenen Anruf vollständig zu erfassen, bevor er den nächsten Anruf angeboten bekommt. |
| Meldung an Mitglieder | Mitglied vor Annahme eines Anrufs einen Hinweistext einspielen. Arbeitet ein Mitglied zum Beispiel für mehrere Skills, ist es unter Umständen sinnvoll, einen Hinweis einzuspielen, über welchen Skill sich der Anrufer eingewählt hat. Zusätzlich wird der Name des Skills im Display des Telefons angezeigt. Die Meldung für den Skills kann über das PLUS-Symbol hinzugefügt werden. |
| Verwendete Icons | Funktion |
 | Hinzufügen. |
 | Dropdown. |
 | Abspielen Meldung. |
Definition Gruppe
Eine Gruppe kann beispielsweise eine bestimmte Anzahl von Personen sein, welche unter einer (oder mehreren) bestimmten Rufnummer(n) erreichbar sein sollen. In der Regel verwendet man Gruppen in Teams von Mitarbeitern, beziehungsweise Abteilungen eines Unternehmens.
Des Weiteren haben Sie im Gruppendialog die Möglichkeit eine Pick-Up Gruppe zu bestimmen. Alle Mitglieder einer Pick-Up Gruppe können bspw. bei Nichterreichbarkeit eines Kollegen vom eigenen Telefon aus über eine Funktionstaste (BFL) einen Anruf für den Kollegen entgegennehmen (Pick-Up). Ist ein Kollege nicht in einer Pick-Up Gruppe, kann dieser trotzdem alle Kollegen auf die Funktionstasten (BFL) legen und sehen, wenn es klingelt, Anrufe dahin abwerfen oder über die Funktionstaste (BFL) anrufen. Lediglich das heranholen eines Anrufes funktioniert nicht.
Wie konfiguriere ich eine Gruppe?
Beispiel:
Sie möchten eine Gruppe anlegen, die intern unter der Nebenstelle 100 erreichbar ist. Des Weiteren sollen in dieser Gruppe 2 Mitarbeiter sein (Mitarbeiter 1 und Mitarbeiterin 2). Falls keiner von den beiden innerhalb von 60 Sekunden erreichbar ist, soll der Anrufer an die Voicemail des Teamleiters weitergeleitet werden. Des Weiteren wird diese Gruppe das Ziel für die Zeitsteuerung 2 (Hauptzeit).
Anleitung:
- Geben Sie Ihrer Gruppe einen prägnanten Namen.
- Dann weisen Sie Ihrer Gruppe die Nebenstelle Nummer 100 zu, damit sie von intern erreichbar ist. Falls Sie nur eine Amtsleitung besitzen, wird anschließend automatisch eine Durchwahl (Externe Rufnummer) erstellt. Falls Sie mehrere Amtsleitungen besitzen und die Gruppe von extern erreichbar sein soll, legen Sie bitte über das Dialogfenster "Durchwahlen (Externe Rufnummern)" die Durchwahl +49 123 456789 - 100 an. Nun ist die Gruppe von extern erreichbar.
- Final wählen Sie bitte die Mitglieder der Gruppe aus. In diesem Beispiel sind das die Nebenstellen "Mitarbeiter 1" und "Mitarbeiterin 2". Definieren Sie ebenfalls auch ein Timeout von 60 Sekunden und wählen als "Ziel für nicht erreichbar" die Voicemail des Teamleiters.
Konfiguration:
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol eine neue Gruppe anlegen. Sie können jedoch auch durch Auswahl einer Gruppe innerhalb der Liste diesen Eintrag ändern (Doppelklick).
Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neue Gruppe") mit mehreren Sektionen:
| Sektionen | Bilder |
| Name und Nebenstelle |  |
| Referenziert durch | |
| Durchwahlen |  |
| Mitglieder |  |
| Einstellungen für Kunden |  |
Standardeinträge für Gruppe:
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Geben Sie Ihrer Gruppe einen prägnanten Namen. |
| Nebenstelle (interne Rufnummer) | Tragen Sie hier die Nebenstellennummer ein. Wenn Sie keine Nebenstellennummer vergeben, ist die Nebenstelle intern nicht erreichbar. |
| Pick-up Gruppe | Wenn Sie die Gruppe als Pick-Up Gruppe definieren, legen Sie fest, wer Anrufe anderer Kollegen heranholen darf (Pick-Up). |
Zuweisen von Durchwahlen.
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsleitung | Auswahl Ihrer Amtsleitung. |
| Durchwahl | Vergabe einer bestimmten Durchwahl aus dem Rufnummerblock der ausgewählten Amtsleitungen. Ausnahme: Bei Einzelrufnummern muss keine Durchwahl ausgewählt werden. |
Zuweisen Amtsleitung
- Drücken Sie auf das PLUS-Symbol um eine "Neue eingehende Amtsleitung hinzufügen".
- Wählen Sie "Ihre" Amtsleitung und Durchwahl aus für diese Nebenstelle.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Ändern Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu ändernde Amtsleitung.
- Drücken Sie das BEARBEITEN-Symbol.
- Ändern Sie die Amtsleitung, bzw. die Durchwahl.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Löschen Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu löschende Amtsleitung.
- Drücken Sie das ENTFERNEN-Symbol.
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen angezeigte Durchwahlen. |
| Löschen. |
| Editieren. |
| Auswahl speichern. |
| Schliessen ohne speichern. |
| Auswahl schliessen. |
Eintragen der Mitglieder für diese Gruppe.
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Hier haben Sie die Möglichkeit, der Gruppe einzelne Mitglieder zuzuweisen. Klicken Sie einfach auf das PLUS-Symbol und wählen Sie die entsprechenden Mitglieder aus. Sie können die Einträge auch über das BEARBEITEN-Symbol bzw. das ENTFERNEN-Symbol bearbeiten/entfernen. |
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen. |
| Löschen. |
| Editieren. |
| Auswahl speichern. |
| Schliessen ohne speichern. |
Einstellungen für Kunden:
| Feldname | Beschreibung |
| Timeout (in Sekunden) | Timeout in Sekunden für die Gruppe. D.h., nach wie vielen Sekunden soll der Anrufer entsprechend weitergeleitet werden? |
| Weiterleitung bei Timeout | Hier wählen Sie das Ziel, wenn die Gruppe nicht erreichbar ist. Dieses Ziel greift, wenn: - alle Mitglieder der Gruppe sich in einem Gespräch befinden - das Timeout erreicht wurde. |
Definition Sprachdialog
Ein Sprachdialog ist zunächst eine Ansage. Der Kunde hat dann verschiedene Interaktionsmöglichkeiten.
Zum Beispiel:
Für vertriebliche Anfragen wählen Sie bitte die "1", für den technischen Support wählen Sie bitte die "2".
Sonderfall:
"Ansage vor Melden":
Sie können beispielsweise den Sprachdialog auch dafür nutzen, um bei eingehenden Anrufen dem Anrufer eine persönliche Ansage vorzuspielen, bevor er dann an die tatsächliche Nebenstelle (Mitarbeiter) weitergeleitet wird. Dafür wählt man bei jedem Ziel „keine Option“ und setzt ein Timeout mit dem Timeout-Ziel der gewünschten Nebenstelle.
"Ansage ohne Aufnahme":
Sie können beispielsweise den Sprachdialog auch dafür nutzen, um bei eingehenden Anrufen außerhalb der Hauptzeit dem Anrufer eine persönliche Ansage vorzuspielen, ohne dass er anschließend die Option hat, auf die Firmen-Mailbox zu sprechen. Dafür wählt man bei jedem Ziel „keine Option“ und setzt ein Timeout mit dem Timeout-Ziel „Auflegen“.
Wie konfiguriere ich einen Sprachdialog?
Beispiel:
Sie möchten einen Sprachdialog anlegen, der extern unter der Rufnummer +49 123 456789 - 100. Des Weiteren soll der Anrufer mit der Warteschlange Technik verbunden werden, wenn er die "1" drückt, mit der Gruppe Marketing, wenn er die "2" drückt, mit dem Mitarbeiter Support, wenn er die "3" drückt. Die Ansage soll wiederholt werden, wenn er "#" drückt und das Gespräch soll beendet werden, wenn er "*" drückt. Falls keines von den definierten Zielen innerhalb von 90 Sekunden erreichbar ist, soll der Anrufer an die Voicemail des Teamleiters weitergeleitet werden.
Anleitung:
• Geben Sie Ihrem Sprachdialog einen prägnanten Namen und wählen eine Ansage aus, welche Sie zuvor unter dem Menüpunkt ELEMENTE / Ansagen hochgeladen haben. Sie können auch direkt eine Ansage hochladen, indem sie auf den „+“ Button klicken.
• Dann weisen Sie Ihrem Sprachdialog über das Dialogfenster "Durchwahlen (Externe Rufnummern)" die Durchwahl +49 123 456789 - 100 zu, damit Ihr Sprachdialog von extern erreichbar ist. Sie können jedoch auch weitere Durchwahlen hinzufügen. Die Anzahl der Durchwahlen pro Sprachdialog ist nicht begrenzt.
• Final wählen Sie bitte die Ziele für den Sprachdialog aus: 1 = Warteschlange Technik, 2 = Gruppe Marketing, 3 = Mitarbeiter Support, * = "Wiederholen" und # = "Auflegen".
• "Timeout (in Sekunden)" = 90.
• "Ziel bei Timeout" = Voicemail des Teamleiter.
Konfiguration
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol ein neuer Sprachdialog anlegen. Sie können jedoch auch durch Auswahl eines Sprachdialogs innerhalb der Liste diesen Eintrag ändern (Doppelklick).
Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neuer Sprachdialog") mit mehreren Sektionen:
| Sektionen | Bilder |
| Name und Nebenstelle |  |
| Referenziert durch | |
| Durchwahlen |  |
| Konfiguration |  |
| Tastenzuordnung |  |
Standardeinträge für Sprachdialog:
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Geben Sie Ihren Sprachdialog einen prägnanten Namen (Beispiel: Ansage-Hotline). |
| Nebenstelle (interne Rufnummer) | Tragen Sie hier die Nebenstellennummer ein. Wenn Sie keine Nebenstellennummer vergeben, ist die Nebenstelle intern nicht erreichbar. |
Zuweisen von Durchwahlen.
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsleitung | Auswahl Ihrer Amtsleitung. |
| Durchwahl | Vergabe einer bestimmten Durchwahl aus dem Rufnummerblock der ausgewählten Amtsleitungen. Ausnahme: Bei Einzelrufnummern muss keine Durchwahl ausgewählt werden. |
Zuweisen Amtsleitung
- Drücken Sie auf das PLUS-Symbol um eine "Neue eingehende Amtsleitung hinzufügen".
- Wählen Sie "Ihre" Amtsleitung und Durchwahl aus für diese Nebenstelle.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Ändern Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu ändernde Amtsleitung.
- Drücken Sie das BEARBEITEN-Symbol.
- Ändern Sie die Amtsleitung, bzw. die Durchwahl.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Löschen Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu löschende Amtsleitung.
- Drücken Sie das ENTFERNEN-Symbol.
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen Angezeigte Durchwahlen. |
| Löschen. |
| Editieren. |
| Auswahl speichern. |
| Schliessen ohne speichern. |
| Auswahl schliessen. |
Sprachdialog Konfiguration.
| Feldname | Beschreibung |
| Ansage | Wählen Sie eine Ansage aus, welche dem Kunden vorgespielt werden soll, wenn er anruft. Im Dropdown können Sie Ansagen auswählen, die Sie zuvor im Menüpunkt ELEMENTE/Ansagen hochgeladen haben. Über das PLUS-Symbol können Sie neue Ansagen hochladen. Verwenden sie nur MP3 oder WAV-Dateien. |
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen Angezeigte Durchwahlen. |
| Dropdown. |
Tastenzuordnung für Sprachdialog:
| Feldname | Beschreibung |
| Maximale Stelligkeit | Wieviele Stellen die Ziele (Ziffern) des Sprachdialoges maximal haben. Für 2-stellige Ziele (Bsp.: 12, 30, usw.) wählen Sie bitte „2“, usw. |
| Interpretiere nicht vorhandene Ziele als Nebenstelle | Wenn Sie den Haken bei diesem Feld gesetzt haben, werden nicht definierte Ziele bei Ziffernfolgen (Ziel = keine Aktion) als Nebenstelle interpretiert. Bsp.: Sie legen die Ziffer 120 an, jedoch kein Ziel (Ziel=keine Aktion). Wenn Sie nun den Haken bei „Interpretiere nicht vorhandene Ziele als Nebenstelle“ gesetzt haben, wird der Anrufer bei Eingabe der Ziffernfolge „120“ im Sprachdialog direkt an die Nebenstelle 120 weitergeleitet. |
| Ziele | Über das PLUS-Symbol können Sie Ziele für den Sprachdialog definieren. Beispiel: Der Anrufer soll an die Warteschlange Logistik weitergeleitet werden, wenn er die „1“ drückt, etc. |
| Timeout (in Sekunden) | Festlegung nach wieviel Sekunden der Sprachdialog ein Timeout haben soll. |
| Ziel bei Timeout | Zieldefinition, wenn das Timeout erreicht ist (Weiterleitung). |
| Verwendete Icons | Funktion |
| Hinzufügen Eintrag. |
| Löschen Eintrag. |
| Auswahl speichern. |
| Schliessen ohne speichern. |
Definition eFax
Ein eFax ist ein virtuelles Fax. Mit dem eFax empfangen Sie herkömmliche Faxe im PDF-Format mit Ihrem E-Mail Account.
Wie konfiguriere ich ein eFax?
Beispiel:
- Sie möchten ein eFax anlegen, das intern unter der Nebenstelle 411 erreichbar ist. Alle eingehenden Faxe sollen an die Email-Adresse max@mustermann.de geschickt werden.
Anleitung:
- Geben Sie Ihrem eFax einen prägnanten Namen.
- Dann weisen Sie Ihrem eFax die Nebenstelle-Nummer 411 zu, damit das es von intern erreichbar ist. Falls Sie nur eine Amtsleitung besitzen, wird anschließend automatisch eine Durchwahl (Externe Rufnummer) erstellt. Falls Sie mehrere Amtsleitungen besitzen, müssen Sie erst unter "Konfiguration" eine "bevorzugte Amtsleitung" auswählen. Anschließend wird dann ebenfalls automatisch eine Durchwahl (Externe Rufnummer) erstellt. Ihr eFax ist dann unter der Durchwahl +49 123 456789 - 411 von extern erreichbar.
- Final wählen Sie bitte als Ziel die Email-Adresse "max@mustermann.de", damit das eFax weiß, an welche Adresse die eingehenden Faxe gesendet werden sollen.
Konfiguration
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Ziele". Im Ziele Fenster können Sie über das PLUS-Symbol ein neues eFax anlegen. Sie können jedoch auch durch Auswahl eines eFaxes innerhalb der Liste diesen Eintrag ändern (Doppelklick).
Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neues eFax") mit mehreren Sektionen:
| Sektionen | Bilder |
| Name und Nebenstelle |  |
| Referenziert durch | |
| Durchwahlen |  |
| Fax Server Login |  |
| Geographische Einstellungen |  |
| Konfiguration |  |
| Angezeigte Durchwahlen |  |
Standardeinträge für eFax:
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Geben Sie Ihren eFax einen prägnanten Namen (Beispiel: Max Mustermann eFax). |
| Nebenstelle (interne Rufnummer) | Tragen Sie hier die Nebenstellennummer ein. |
Zuweisen von Durchwahlen.
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsleitung | Auswahl Ihrer Amtsleitung. |
| Durchwahl | Vergabe einer bestimmten Durchwahl aus dem Rufnummerblock der ausgewählten Amtsleitungen. Ausnahme: Bei Einzelrufnummern muss keine Durchwahl ausgewählt werden. |
Zuweisen Amtsleitung
- Drücken Sie auf das PLUS-Symbol um eine "Neue eingehende Amtsleitung hinzufügen".
- Wählen Sie "Ihre" Amtsleitung und Durchwahl aus für diese Nebenstelle.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Ändern Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu ändernde Amtsleitung.
- Drücken Sie das BEARBEITEN-Symbol.
- Ändern Sie die Amtsleitung, bzw. die Durchwahl.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Löschen Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu löschende Amtsleitung.
- Drücken Sie das ENTFERNEN-Symbol.
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Hinzufügen Angezeigte Durchwahlen. |
| Löschen. |
| | Editieren. |
| Auswahl speichern. |
| Schliessen ohne speichern. |
| Auswahl schliessen. |
Einträge für Fax Server Login:
| Feldname | Beschreibung |
| Login | Login Ihres eFax. Diesen benötigen Sie bei der Installation eines Fax Clients zum Versand von Faxen auf Ihrem Computer. |
| PIN | Geben Sie hier einen neuen PIN für Ihr eFax ein oder behalten Sie den generierten PIN. |
| Server | Servernamen Ihres eFax. Diesen benötigen Sie bei der Installation eines Fax Clients zum Versand von Faxen auf Ihrem Computer. |
Geografische Einstellungen:
| Feldname | Beschreibung |
| Sprache | Hier setzen Sie die Spache für eFax ein. |
| Amtsholung | Standardmäßig ist die dial prefix des Standortes eingestellt. Sie können jedoch für diese Nebenstelle wählen ob die Amtsholnummer eine 0 oder 9 sein soll. |
Konfiguration für eFax:
| Feldname | Beschreibung |
| Email-Adresse, an dieser Adresse werden die eingehenden Faxe gesendet. | |
| T30 Faxkennung | Hier wird die Fax-Stationsnummer gezeigt, welche einem anderen Fax im Display angezeigt werden soll. |
| Kostenstelle | Für diese Nebenstelle eine Kostenstellennummer festlegen. Diese Kostenstelle wird im EVN (Einzelverbindungsnachweis) mit aufgeführt. |
| Bevorzugte Amtsleitung | Wählen Sie hier Ihre bevorzugte Amtsleitung für ausgehende Telefonate aus. D.h., über welche Amtsleitung wollen Sie „raus“ telefonieren. Diese Amtsleitung wird dann auch beim Gesprächspartner angezeigt. |
| Amtsberechtigung | Amtsberechtigung für das eFax. D.h., darf diese Nebenstelle Faxe: - intern - lokal - national - international versenden. Diese Einstellung ist nur von Bedeutung, wenn Sie einen Fax Client auf Ihrem PC nutzen. |
| Rufnummernanzeige | Wählen Sie hier aus, ob Ihre gesamte Rufnummer, nur die Kopfnummer (Amtsleitung), oder gar keine Rufnummer (Rufnummer unterdrücken) angezeigt werden soll. |
Zuweisen von angezeigten Durchwahlen zu einer eFax.
Hier legen Sie fest, welche Durchwahl beim ausgehender Fax angezeigt wird.
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsleitung | Auswahl Ihrer Amtsleitung. |
| Durchwahl | Vergabe einer bestimmten Durchwahl aus dem Rufnummerblock der ausgewählten Amtsleitungen. Ausnahme: Bei Einzelrufnummern muss keine Durchwahl ausgewählt werden. |
Zuweisen Amtsleitung
- Drücken Sie auf das PLUS-Symbol um eine "Neue eingehende Amtsleitung hinzufügen".
- Wählen Sie "Ihre" Amtsleitung und Durchwahl aus für diese Nebenstelle.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Ändern Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu ändernde Amtsleitung.
- Drücken Sie das BEARBEITEN-Symbol.
- Ändern Sie die Amtsleitung, bzw. die Durchwahl.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über das BESTÄTIGEN-Symbol.
Löschen Amtsleitung
- Selektieren Sie die zu löschende Amtsleitung.
- Drücken Sie das ENTFERNEN-Symbol.
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Plus-Symbol, Hinzufügen. |
| Entfernen-Symbol, Löschen. |
| Bearbeiten-Symbol, Editieren. |
| Bestätigen-Symbol, Änderungen speichern. |
| Abbrechen-Symbol, Schliessen ohne speichern. |
Die Rubrik Elemente umfasst alle Grundbausteine der Telefonanlage, d.h. die Telefone an sich sowie die Audiodateien zur Nutzung als Wartemusik, Wartemusik für Warteschlangen und Ansagen. Sie benötigen die Elemente als Bausteine für die Konfiguration von Diensten und Endpunkten.
Nach der Anmeldung erscheint die Hauptnavigationszeile.
Hier können Sie entweder Endgeräte oder Ansagen auswahlen.
Endgeräte
Ein Endgerät ist in der Regel ein Telefon. Es gibt jedoch verschiedene Arten von Telefonen:
- Standard-Telefon (snom und Mitel)
- nPhone
- DECT Basis
- DECT Mobilteil
- FMC Endgerät
- Unprovisioniertes SIP Endgerät
Ihr Endgerät wählen Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen. Brauchen Sie ein Telefon für Ihr Büro, nutzen Sie meistens ein Standard-Telefon. Sind Sie oft unterwegs, nutzen Sie Ihr Handy als FMC Endgerät. Oder wenn Sie ein Telefon für Ihre Lagerhallen benötigen, bietet sich ein schnurloses DECT Mobilteil an, damit Sie immer erreichbar sind.
In der Regel versendet Ihr Provider ausschließlich vorkonfigurierte Endgeräte. Falls Sie also Fragen bezüglich Ihres Endgeräts haben sollten, wenden Sie sich bitte an unseren Support.
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "ELEMENTE" und anschließend "Endgeräte" an.
Im „Selektionsfeld“ wird der derzeitige Bestand aller Endgeräte angezeigt, hier können Sie durch Auswahl des Endgerätes (Anklicken), die Eigenschaften, wie z.B. den Klingelton, ändern.
Ein neues Endgerät wird über das PLUS-Symbol realisiert, hier können Sie das entsprechende Endgerät auswählen und konfigurieren (zum Beispiel: snom).
Wir liefern ausschließlich vorkonfigurierte Telefone aus. Möchten Sie eigene Telefone verwenden, finden Sie im Folgenden die Konfigurationsschritte.
Beschreibung der Felder:
| Nummer | Beschreibung |
| 1. | Hier werden die bereits vorhandenen Endgeräte angezeigt. Erst das zugehörige Symbol, dann welches Gerät. |
| 2. | Hier werden die hardware-bezogene Daten angezeigt, z.B.Mac-Adressen, IPEI, usw. |
| 3. | Hier wird angezeigt, ob das Gerät schon mit ein Ziel verknüpft ist. |
| 4. | Wann wurde das Gerät angelegt. |
| 5. | Wann wurde das Gerät deaktiviert. |
| 6. | Wo steht das Gerät, hier sollte die Adresse stehen, wo das Gerät sich befindet. Wichtig für Notfall-Situationen. |
Sie können entweder ein neues Gerät anlegen (siehe unten) oder ein Gerät in der Liste auswählen. In der List-Ansicht können Sie die Geräte "Aktivieren", "Deaktivieren", "Bearbeiten" oder "Löschen".
Wenn Sie auf das PLUS-Symbol "Neues Gerät anlegen" drücken, dann wird ein Pop-Up Fenster angezeigt.
Hier wählen Sie das Gerät aus und ein neues Konfigurationsfenster wird eröffnet.
| Verwendete Symbole | Funktion |
| Plus-Symbol, Hinzufügen. |
| Entfernen-Symbol, Löschen. |
| Bearbeiten-Symbol, Editieren. |
 | Aktivieren-Symbol, Eintrag aktivieren. |
 | Deaktivieren-Symbol, Eintrag deaktivieren. |
Die folgenden Geräte können Sie anlegen:
Unter Systemtelefone sind all die Geräte aufgeführt, die unsererseits "zertifiziert" wurden. Wenn Sie diese Geräte über Ihren Systempartner bestellen, dann werden die Geräte automatisch angelegt!
Die weiteren Geräte, wie z.B. nreception, Unprovisoned SIP, usw. werden durch planet33 angelegt.
| Sektionen | Bilder |
| Systemtelefone |  |
| FMC |  |
| DECT Basis |  |
| DECT Handset |  |
| audiocodes |  |
Systemtelefone:
| Feldname | Beschreibung |
| Firmware | Wählen Sie hier bitte die aktuellste Firmware Ihres Endgerätes. |
| MAC Adresse | MAC-Adresse: Diese finden Sie in der Regel auf einem Aufkleber auf der Unterseite des Telefons(alternativ auch im Menü des Telefons). Die MAC-Adresse müssen Sie lediglich ins entsprechende Feld eingeben. Eine Liste von MAC-Adressen ist möglich. |
| Standort | Wählen Sie hier bitte den Standort, an dem sie Ihr Endgerät nutzen werden. (Diese Einstellung ist wichtig für Notrufe) |
| webGUI HTTPS only | Hiermit können Sie den Zugang zum WebGUI des Telefons auf HTTPS beschränken. Diese Feature steht nur für aktuelle Firmware Versionen und auf Gräten von snom, Yealink, Polycom, Cicso/Linksys und Spectralink zur Verfügung. |
| Feldname | Beschreibung |
| Externer Klingelton | Wählen Sie hier einen externen Klingelton für Ihr Endgerät aus. |
| Interner Klingelton | Wählen Sie hier einen internen Klingelton für Ihr Endgerät aus. ACHTUNG: Ihr Endgerät muss die Unterscheidung zwischen internen und externen Klingeltönen unterstützen. Sehen Sie keine Klingeltonauswahl im Endgerätedialog, unterstützt Ihr Endgerät diese Funktion nicht. |
| Alarmklingelton | Ist in Verbindung mit einem DAKS (Digitale Alarm- und Kommunikations-Server) zu setzen. |
FMC
Konfiguration
| Feldname | Beschreibung |
| IMEI/UDID | Hier tragen Sie die IMEI/UDID (Gerätenummer) ein. |
| Standort | Wählen Sie hier den Standort für mobile Nutzung aus. |
| Reverse Callback | Aktivieren / Deaktivieren Sie die Reverse Callback Funktion |
Geografische Einstellungen
FMC Nummernliste
Hier können Sie eine länderspezische FMC-Rufnummernliste angeben. Für den Einsatz von FMC in den einzelnen Ländern sinnvoll, da die Telefonkosten für Call-Back usw. hiermit reduziert werden können.
GSM Nummer (+49xxx)
| Feldname | Beschreibung |
| Nummer | Sie können mit dem Plus-Symbol die Telefonnummer ihres GSMs eintragen |
| Aktiv | Aktiv. |
| Verwendete Icons | Funktion |
| Hinzufügen Eintrag |
| Löschen Eintrag |
| Editieren |
| Auswahl speichern |
| Schliessen ohne speichern |
| Feldname | Beschreibung |
| Firmware | Wählen Sie hier bitte die aktuellste Firmware Ihres Endgerätes. |
| MAC Adresse | MAC-Adresse: Diese finden Sie in der Regel auf einem Aufkleber auf der Unterseite des Telefons(alternativ auch im Menü des Telefons). Die MAC-Adresse müssen Sie lediglich ins entsprechende Feld eingeben. |
| Standort | Wählen Sie hier bitte den Standort, an dem sie Ihr Endgerät nutzen werden. (Diese Einstellung ist wichtig für Notrufe) |
DHCP
| Feldname | Beschreibung |
| DHCP benutzen | Hier setzen Sie DHCP auf aktiv. |
| IP Adresse | |
| Netzmaske | |
| Gateway | |
| DNS1 | |
| DNS2 | |
| MTU |
DECT Handset
Konfiguration
| Feldname | Beschreibung |
| Basisstation | Wählen Sie hier bitte Ihre Basisstation aus. |
| IPEI | Hier tragen Sie die Gerätenummer des Handsets ein. |
Kirk / Spectralink Basis
Konfiguration
| Feldname | Beschreibung |
| Firmware | Wählen Sie hier bitte die aktuellste Firmware Ihres Endgerätes. |
| MAC Adresse | MAC-Adresse: Diese finden Sie in der Regel auf einem Aufkleber auf der Unterseite des Telefons(alternativ auch im Menü des Telefons). Die MAC-Adresse müssen Sie lediglich ins entsprechende Feld eingeben. |
| Standort | Wählen Sie hier bitte den Standort, an dem sie Ihr Endgerät nutzen werden. (Diese Einstellung ist wichtig für Notrufe) |
Lizenzschlüssel
Unter Lizenzschlüssel können die optionalen Lizenzen eintragen werden.
Die folgenden Lizenzen sind möglich:
Grundausbau (ohne Lizenz):
- kann mit Netzteil oder POE betrieben werden
- Netzteil optional gegen Aufpreis erhältlich
- maximal 12 User/Handsets (wie KWS300)
- 6 Gesprächskanäle (2 mehr als KWS300)
- maximal 3 Repeater (Multi Cell Repeater)
Optionale Lizenzen (Systemerweiterung durch Lizenzen):
- 30 User und 12 Gesprächskanal Lizenz: Mit dieser Lizenz können maximal 30 User (Handsets) betrieben werden und das System hat die doppelte Anzahl (12) Gesprächskanäle.
- Multi Cell Lizenz: Am System können zusätzlich 3 Basisstationen betrieben werden. Es können bis zu 6 Repeater (Multi Cell) bei Vollausbau der Basisstationen betrieben werden.
- Bundle Lizenz: Eine Kombination aus der 30 User und 12 Gesprächskanal Lizenz und der Multi Cell Lizenz
- Automatic Alarm Call Lizenz: Mit dieser Lizenz können für die Alarmsensoren der Handsets (6040 und 7040) automatische Alarmrufe im System konfiguriert werden.
Nach Bestellung einer Lizenz erhalten Sie einen Lizenzschlüssel. Um dem Spectralink IP-DECT Server 400 eine gültige Lizenz zuweisen zu können, muss diese im Serviceportal unter Elemente/Endgeräte dem jeweiligen Server (kirkbase400) hinterlegt werden.
DHCP
| Feldname | Beschreibung |
| DHCP benutzen | Hier setzen Sie DHCP auf aktiv. |
| IP Adresse | |
| Netzmaske | |
| Gateway | |
| DNS1 | |
| DNS2 | |
| MTU |
| Sektionen | Bilder |
| Konfiguration |  |
| Klingelton |  |
| Geographiche Einstellungen |  |
| Zeitzone |  |
| SIP Einstellungen |  |
| Netzwerk Einstellungen |  |
| Monitoring |  |
| Codec Profil |  |
| uaCSTA Einstellungen |  |
| Media Gateway |  |
Suppressed line number for incoming calls
1. Activate function for trunks
- Go to Administration > Trunks.
- Search for the required K-number.
- Search for the corresponding trunk in the list.
- Set the tick for Always use the preferred outbound trunk.
- Save the setting.
2. Activate function for devices
- Go to Elements > Devices.
- Search for the required K-number.
- Search for the required device in the list.
- Set Configuration > Suppress line number for incoming calls to On.
Konfiguration für Endgeräte:
| Feldname | Beschreibung |
| Firmware | Wählen Sie hier bitte die aktuellste Firmware Ihres Endgerätes. |
| MAC Adresse | MAC-Adresse: Diese finden Sie in der Regel auf einem Aufkleber auf der Unterseite des Telefons(alternativ auch im Menü des Telefons). Die MAC-Adresse müssen Sie lediglich ins entsprechende Feld eingeben. |
| Standort | Wählen Sie hier bitte den Standort, an dem sie Ihr Endgerät nutzen werden. (Diese Einstellung ist wichtig für Notrufe) |
| Unterdrückte Leitungsnummer bei eingehenden Anrufen | Funktion für Trunks:
Funktion für Endgeräte:
|
Klingeltöne für Endgeräte:
| Feldname | Beschreibung |
| Externer Klingelton | Wählen Sie hier einen externen Klingelton für Ihr Endgerät aus. |
| Interner Klingelton | Wählen Sie hier einen internen Klingelton für Ihr Endgerät aus. |
| Klingelton für Gruppen, Queues, Skills | Wählen Sie hier einen Klingelton für Gruppen, Queues und Skills aus. ACHTUNG: Ihr Endgerät muss die Unterscheidung zwischen internen und externen Klingeltönen unterstützen. Sehen Sie keine Klingeltonauswahl im Endgerätedialog, unterstützt Ihr Endgerät diese Funktion nicht. |
Wenn Sie beispielsweise ein DECT Mobilteil, eine DECT Basis oder eine FMC Nebenstelle anlegen möchten, finden Sie die Konfigurationsschritte in den entsprechenden Handbüchern der Endgeräte. Falls Sie gebrauchte Geräte verwenden, setzen Sie diese immer vor Inbetriebnahme auf Factory Default.
Einstellungen für Endgeräte:
| Feldname | Beschreibung |
| Standort Einstellungen übernehmen | Einstellungen von Standort übernehmen. |
| Verwendete ICONS | Funktion |
| Aktivieren |
Zeitzone für Endgeräte:
*Die Settings „Amtsholung“ und „Sprache“ gelten für den Fall, wenn am Endgerät keine Nebenstelle angemeldet ist.
Beispiel:
Das Telefon steht in UK und ist einem entsprechenden Standort zugewiesen.
Am Standort ist „Amtsholung“ auf 9 und „Sprache“ auf English eingestellt.
An diesem Telefon wird nun die Nebenstelle 355 mit deutschen Spracheinstellungen und der Amtsholung 0 angemeldet.
Ist also die Nebenstelle 355 am Telefon angemeldet, so wird das Telefon in Deutsch genutzt und wählt mit der Amtsholung 0 raus. Wird die Nebenstelle 355 am Telefon abgemeldet, kann das Telefon in der für den Standort voreingestellten Sprache mit der Amtsholung 9 genutzt werden.
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsholung* | Welche Amtsholung holt sich das Telefon |
| Sprache* | Sprache für das Telefon „Voreinstellung“ bedeutet, dass die Standardsprache des Kunden für den Standort übernommen wird. |
| Public Space | Die Funktion Public Space schränkt den Funktionsumfang des Telefons ein. Funktionen wie Konferenz, Weiterleitung, Halten, DND, Navigationstasten, Menü, Ruflisten sind nicht verfügbar.
|
| Zeitzone | Hier können Sie Ihre Zeitzone definieren. Wählen Sie die Region und den Ort. |
SIP Einstellungen für Endgeräte
| Feldname | Beschreibung |
| CANREINVITE | Wird vom Administrator gesetzt |
| NAT | Wird vom Administrator gesetzt |
| STUN | Wird vom Administrator gesetzt |
Netzwerk Einstellungen für Endgeräte:
| Feldname | Beschreibung |
| VLAN tagging | |
| Voice VLAN | |
| Data VLAN | |
| Portgeschwingigkeit | Eingabe : Auto-Sensing oder 100M Full |
| NTP Server |
Monitoring für Endgeräte:
| Feldname | Beschreibung |
| Server | |
| Level | Off, Minimal, Moderate, Detailed. |
| Bis | Datum |
Codec Profil für Endgeräte:
| Feldname | Beschreibung |
| Codec Profil | Standard-Codec (G711) oder HD-Codec (G722, Fallback=G711). |
uaCSTA Einstellungen für Endgeräte:
| Feldname | Beschreibung |
| aktiviert | Service für das jeweilige Endgerät aktivieren. |
| Server | IP Adresse des NCTI Servers |
| Port | Port des NCTI Servers |
| Protokoll | Verwendetes Protokoll (UDP, TCP, TLS) |
| Passwort | Geben Sie Ihr eigens vergebenes Passwort ein. |
Media gataway für Standorte:
| Feldname | Beschreibung |
| Media Gateway |
Ansagen
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "ELEMENTE" und anschließend "Ansagen".
Ansagen:
Was ist eine Ansage?
Ansagen sind elementare Einstellungen für:
Warteschlangen ("Herzlich Willkommen bei der Firma Mustermann...")
Sprachdialogen ("Drücken Sie bitte die "1" für technische Fragen...").
Das Ansagenmenü ist folgendermaßen strukturiert:
Musik:
Wartemusik
Wartemusik (Warteschlange)
Ansagen:
Allgemeine Ansagen (beispielsweise für Warteschlange oder Sprachdialog)
Wartemusik hört der Anrufer grundsätzlich, wenn das Gespräch gerade gehalten wird.
Es gibt zum einen eine Wartemusik, die für die gesamte Telefonanlage gilt. Sie können aber auch für jede Warteschlange eine separate Wartemusik hochladen.
Persönliche Voicemail Ansagen gehören nicht zu den allgemeinen Ansagen. Sie werden direkt in der Nebenstelle konfiguriert.
Eine neue Ansage wird über das PLUS-Symbol realisiert, hier können Sie die entsprechende Ansage auswählen und konfigurieren.
Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Neue Ansage") mit mehreren Sektionen:
| Sektionen | Bilder |
| Neue Ansage bzw. Ansagenamen |  |
Konfiguration für Ansagen
| Feldname | Beschreibung |
| Type | Wählen Sie den Typ der Ansage aus. - Wartemusik |
| Name | Das PLUS-Symbol eröffnet eine neues Fenster und Sie können Ihre persönliche Ansage hochladen. Allgemein gilt für alle Typen ausschließlich MP3-Dateien oder WAV-Dateien. Um die bestmögliche Qualität zu gewährleisten, muss die Datei 16 Bit, mono 8000 Hz sein. |
Die Verwendung urheberrechtsgeschützter Musik muss bei der lokalen Vertretung für Musikrechte genehmigt werden.
Beispiele: PRS for Music, GEMA
Die max. Dateingröße für Ansagen beträgt 7 MB.
| Verwendete Icons | Funktion |
 | Hinzufügen neue Ansage |
 | Abspielen der Ansage |
Die Rubrik Administration umfasst alle Grundeinstellungen der Telefonanlage.
Die Elemente der Administration sind:
- Profil, hier werden generelle Informationen festgelegt, z.B. Email-Adresse des Adminstrators, Passwort, Callcenter, usw.
- Standorte, wenn Sie mehrere Standorte haben, werden die hier verwaltet.
- Datei Import, Importieren von Telefonbucheinträge, Nebenstellen, Kurzwahleinträge
- Telefonbuch, Verwaltung des zentralen Telefonbuches.
Nach der Anmeldung erscheint die Hauptnavigationszeile
Profile
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Administration" und anschließend "Profil".
Es öffnet sich ein neues Konfigurationsfenster mit mehreren Sektionen:
| Sektion | Bilder |
| Kunde |  |
| Sonstige Einstellungen |  |
| Direktwahl Notfallnummern |  |
| Einstellungen zum Benutzer |  |
| Einstellungen zur Sprachaufzeichnung |  |
Konfiguration für Profil
| Feldname | Beschreibung |
| Kennung | Anzeige Ihrer Kennung. |
| Name | Name des Ansprechpartners. |
| Snom Transfer | Festlegen des Transferverhaltens aller snom Telefone. Details siehe 5.1.1.1. Snom Transfer. |
| Ansage vor Konferenzeintritt | Aktiviert die Konferenzansage. |
snom Transfer
Konfiguration für Profil:
Die snom Transfer-Einstellungen beeinflussen das Verhalten von Weiterleitungen zwischen drei Personen.
| Beschreibung | Verhalten snom=0 | Verhalten snom=1 | Verhalten snom=2 |
| 1. Eingehender Anruf annehmen. 2. danach Nummer wählen. 3. Auflegen. | Eingehender Anruf wird mit gewählter Nummer verbunden. | Eingehender Anruf wird mit gewählter Nummer verbunden. | Verbindung mit 2. Anruf wird getrennt, 1 Anruf kann zurückgeholt werden. |
| 1.Erstes Gespräch wird geführt. 2. dann 2. Anruf machen, 3. Gespräch auflegen. | Verbindung mit 2. Anruf wird getrennt, 1 Anruf kann zurückgeholt werden. | 1. Anruf wird mit 2. Anruf verbunden. | Verbindung mit 2. Anruf wird getrennt, 1 Anruf kann zurückgeholt werden. |
| 1.Pickup Anruf holen. 2. Dann 2. Anruf machen. 3. Auflegen. | Verbindung mit 2. Anruf wird getrennt, 1 Anruf kann zurückgeholt werden. | 1. Anruf wird mit 2. Anruf verbunden. | Verbindung mit 2. Anruf wird getrennt, 1 Anruf kann zurückgeholt werden. |
Sonstige Profileinstellungen
| Feldname | Beschreibung |
| Anzahl der Amtsleitungen | Hier legen Sie die Anzahl Ihrer Amtsleitungen fest. Legen Sie fest, ob Sie eine einstellige, zweistellige oder dreistellige Anzahl an Amtsleitungen nutzen möchten. Die Nummer der Amtsleitung benötigen Sie, wenn Sie bspw. ausgehend eine andere Rufnummer signalisieren möchten. (# + Leitungsnummer + Rufnummer). |
| Externe Weiterleitungen für alle Nebenstellen verbieten | Bezieht sich ausschließlich auf Anrufweiterleitungen! Wenn Sie „Externe Rufnummern für alle Nebenstellen verbieten“ klicken, ist keine Nebenstelle berechtigt Anrufweiterleitungen auf eine externe Rufnummer zu konfigurieren. Sie können ebenfalls pro Nebenstelle Anrufweiterleitungen auf externe Rufnummern verbieten, siehe 3.1.1.5. Weiterleitungen. |
| Externe Weiterleitungen für alle Nebenstellen erlauben | Enables all extensions to configure call forwarding to an external telephone number (e.g. mobile phone number). |
| Kurzwahllänge | Hier legen Sie die Kurzwahllänge fest. Wenn Sie beispielsweise eine Kurzwahllänge von „2“ wählen, können Sie 100 Kurzwahlen (00-99) auf Ihre Telefonanlage legen, welche dann unter wählen von *2+Kurzwahl erreichbar sind. Die Kurzwahllisten müssen in Form einer .csv Datei in die Telefonanlage eingepflegt werden. Der .csv Import wird durch den Kunden durchgeführt. |
| SIP Transportprotokoll | Hier können Sie die Gesprächsverschlüsselung (SRTP) aktivieren oder deaktivieren. Durch die Nutzung von SRTP entstehen zusätzliche Kosten. |
| Call Center Monitoring | Hier können Sie das CallCenter Monitoring aktivieren oder deaktivieren. Durch die Nutzung von QueueMetrics entstehen zusätzliche Kosten. Weitere Informationen zu QueueMetrics finden Sie im Handbuch „QueueMetrics“ |
| Endgerätegenerierungskennwort | Dieses Kennwort ist zum Anlegen eines Softphones von Bedeutung. Ein Mitarbeiter loggt sich dann mit dem „Endgerätegenerierungskennwort“ ein und nicht mit dem Account Passwort. Somit ist sichergestellt, dass an der Telefonanlage Einstellungen nicht verändert werden. |
| Weboberfläche sperren | Hier legen Sie fest, dass man auf die Mitarbeitertelefone (Weboberfläche) nur mit Username und Passwort kommt. Wir empfehlen diese Option zu aktivieren, da sie entscheidend zu Ihrer Sicherheit beiträgt. |
| VLAN provisionieren | Sie können pro Standort eigene VLAN-Einstellungen festlegen. Hier legen Sie fest, dass diese VLAN-Einstellungen provisioniert werden. |
| Optionen für Einzelverbindungsnachweis | Hier legen Sie fest, ob Sie in Ihrem Einzelverbindungsnachweis (EVN) die Rufnummern vollständig dargestellt bekommen möchten oder verkürzt oder nie. |
| Portsperre | Jedes Tischtelefon (z.b. snom) besitzt einen PC Port, wo man rein theoretisch über ein LAN Kabel auch einen PC anschließen könnte, um ins Internet zu gehen. Dieser PC Port kann hier global für die gesamte Telefonanlage gesperrt oder freigegeben werden. |
| SIP über TCP | |
| Länge der Projektkennziffer | Bei externen Verbindungen können Sie die Gesprächskosten personen-, kunden-, projekt und privatbezogen über Projektkennziffern erfassen und verrechnen. Die Projektkennziffer wird vor den externen Gesprächen angegeben. Des Weiteren wird sie in den Gesprächsdaten hinterlegt. Eingabe: *9 + Projektkennziffer + Rufnummer Wählen Sie also hier die Länge der Projektkennziffer aus, damit diese dann auch sauber erkannt und ausgehend „abgeschnitten“ werden kann. |
| Intercom benutzen | |
| Offline Billing | Anrufe auf Premium Service-Rufnummern (Auskunftdienste, Televoting, 0900-Ziele, etc.) sind grundsätzlich möglich und werden durch einen externen Dienstleister direkt mit dem Kunden abgerechnet. Wünscht der Kunde dies nicht, können diese Rufnummern für seine Anlage gesperrt werden. |
| CTI Einstellungen | |
| Rückruf bei besetzt/nicht erreichbar | Hier aktivieren Sie die Funktion für Ihre komplette Anlage. Details zur Funktion siehe hier. |
| Feldname | Beschreibung |
| Notfallnummer | Hier wird die ausgewählte Notfallrufnummer oder Notfallrufnummern angezeigt. |
| Neue Notfallnummer hinzufügen | Klicken Sie auf den grünen Button und wählen Sie Notfallrufnummern aus der Liste aus. Klicken Sie auf die Notfallrufnummer und sie wird automatisch der Liste hinzugefügt. Klicken Sie anschließen unten auf den Button „Speichern“, um Ihre Auswahl zu behalten. |
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie Notfallrufnummern definieren.
Wenn die von Ihnen gewählten Rufnummern definiert sind, brauchen Sie beim Anwählen der Nummern in Ihrer Telefonanlage keine Amstkennziffer (in Deutschland die 0) mehr vorzuwählen.
Beachten Sie bitte folgende Punkte:
- die als Notfallrufnummer gewählte Rufnummer kann nicht mehr als Nebenstellennummer in Ihrer Telefonanlage gewählt werden. Für die gewählte Notfallrufnummer wird Funktion Notruf ohne Amtskennziffer aktiviert.
Beispiel: Wenn Sie die Notfallrufnummer 110 definieren, kann die 110 nicht mehr als Nebenstelle vergeben werden.
- Wenn die Notfalrufnummer, die Sie ohne Amtskennziffer aktivieren möchten bereits als Nebenstelle in Ihrer Telefonanlage definiert ist, muss die Nebenstelle anders vergeben werden.
User details for Profile
| Feldname | Beschreibung |
| Email Adresse des Anlagen Administrators. | |
| Passwort | Das Passwort muss mindestens eine Länge von 12 Buchstaben haben. Das Passwort muss mindestens Folgende Sonderzeichen sind erlaubt: [a-zA-z0-9!"#$%()*+,-./;<@'_]. Umlaute wie Ä, Ö, Ü, ä, ö, ü sind nicht mehr erlaubt! |
| Passwort bestätigen | Wiederholung des Passwortes |
| Sicherheitsfrage | Wenn Sie das Passwort vergessen haben, können Sie über die Sicherheitsfrage und Antwort zur Sicherheitsfrage sich einloggen um danach ein neues Passwort zu vergeben. |
| Antwort zur Sicherheitsfrage | Wenn Sie das Passwort vergessen haben, können Sie über die Sicherheitsfrage und Antwort zur Sicherheitsfrage sich einloggen um danach ein neues Passwort zu vergeben. |
Einstellungen zur Sprache für Profil
Sollten Sie die Sprachaufzeichnung aktiviert haben (kostenpflichtig), können Sie hier die elementaren Einstellungen vornehmen. D.h., laden Sie hier eine Ansage hoch, die vor der Sprachaufzeichnung eingespielt werden soll, wählen Sie aus, wer diese Ansage hören soll und in was für einem Format die Sprachaufzeichnung nach Beendigung der Aufnahme via E-Mail zugestellt werden soll (WAV oder MP3). Sprachaufzeichnungen werden nach Ende jeder Aufzeichnung an die jeweiligen Nebenstellen geschickt, die aufgezeichnet haben. Es wird an die E-Mail-Adresse geschickt, die auch die VoiceMail-Nachrichten erhält.Die Ansage kann über das PLUS-Symbol hinzugefügt werden.
| Feldname | Beschreibung |
| Sprachaufzeichnung ein | Aktivieren Sie hier die Sprachaufzeichnung (kostenpflichtig). |
| Easy-Mode verwenden | |
| Nachrichten löschen nach wievielen Tagen? | Eingabe Anzahl Tage |
| Audio Format | Eingabe: mp3 oder wav Format |
| Wer soll bei Aufzeichnungsstart informiert werden? | Eingabe: Wählen Sie aus:
|
| Datei | Laden Sie hier eine Ansage, die vor der Sprachaufzeichnung eingespielt wird. |
What is the difference between Pilot Mode and Beta?
Pilot Mode is a self-service opt-in for Cloudya Business Premium customers who want to try out newly developed features before they are ready to be released. In contrast to beta launches, which include very limited support, NFON provides regular support for all pilot features.
How do I activate Pilot Mode?
Pilot Mode is a setting in the admin portal that can be selected at any point in time. There is no additional sign-up or beta agreement required.
- Simply log in to your account on the NFON Portal and activate Pilot Mode under Administration > Profile > Pilot Mode.
- By flipping the switch, all users will have access to the new features in their apps the next time they log in.
- Pilot Mode can also be deactivated at any time. By doing so, users will no longer have access to Pilot Mode features when they login to their apps.
How “final” are the pilot features?
Features in Pilot Mode are meant for daily business. But they are not the final product. They are not part of the service description in any way and therefore there is no guarantee they will be available in the long term. In fact, they are meant to change and improve until they are ready to be deployed as part of a final product. They may never even be part of a final product - depending on our customers’ and partners’ feedback.
Where do I find the documentation?
New features enabled in Pilot Mode are not accompanied by documentation or training. The idea is to unlock these features early and not wait until a manual is written. Providing such documentation in the language of your choice may take longer than making the next change to a feature. Therefore, the features in Pilot Mode come by default without written documentation.
How do I provide feedback?
Feedback regarding features in Pilot Mode can be provided through normal support. Please contact support@nfon.com.
How much does Pilot Mode cost?
There are no charges associated with Pilot Mode. All features can be used by our partners and customers free of charge as long as they are part of Pilot Mode. This does not mean that they will continue to be free of charge when officially released.
Can these features break my system?
No. Features in Pilot Mode are built to not interfere with guaranteed parts of your service. Even if a Pilot Mode feature fails to work, users can carry on as usual with their standard feature set.
What features are currently available in Pilot Mode?
- The first feature available in Pilot Mode was the Meet & Share Video Conference itself, in Spring 2022.
- Between February and May 2023 reactions were available in Pilot Mode when using the Meet & Share Video Conferencing feature.
What is next?
Our next Pilot Mode feature will be Presence for Cloudya. It will enable line status synchronisation between Cloudya and MS Teams – for automated availability status updates between apps and improved productivity. More to come soon!
Um Presence (Leitungsstatus) mit MS Teams zu synchronisieren, muss die Synchronisation von Presence zwischen Cloudya und MS Teams aktiviert werden. Dies muss ein Administrator mit Zugriff auf das Microsoft Admin Centre des Unternehmens durchführen. Dazu ist es notwendig, ein Sync-Benutzerkonto zu erstellen und die MS Teams-Synchronisation im Serviceportal zu aktivieren.
Erstellen eines Sync-Nutzers im Microsoft-Mandanten
- Erstellen Sie einen speziellen Sync-Nutzer im Microsoft-Mandanten.
- Verwenden Sie die Anmeldedaten des Sync-Nutzers, um sich beim Microsoft-Konto anzumelden.
- Vervollständigen Sie die Kontoeinrichtung (z. B. Fragen beantworten, Nutzerinformationen bestätigen usw.).
Tip
Wir empfehlen, den Nutzer „Presence Sync“ zu nennen und als Benutzernamen „presence-sync@<Ihr-Domain-Name>.com“ einzusetzen, um das Konto leichter erkennen zu können. Sie müssen diesem Nutzer keine Lizenzen zuweisen. Das Konto dient nur dazu, den Präsenzstatus aller anderen Nutzer im Unternehmen anzuzeigen.
Important
Stellen Sie sicher, dass die Erstellung des Sync-Nutzerkontos abgeschlossen ist, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.
Aktivieren der Presence-Synchronisation über das Serviceportal
- Melden Sie sich im Serviceportal an.
- Wählen Sie Profil unter Administration.
- Im Abschnitt Kunde finden Sie das Kästchen MS Teams Presence-Synchronisation.
- Markieren Sie das Kästchen.
⇒Sie werden zu einem separaten Fenster weitergeleitet, in dem Sie 3 Schritte ausführen müssen, um die Synchronisierung zwischen Cloudya und MS Teams abzuschließen. - Klicken Sie auf den Button Admin-Zustimmung erteilen.
⇒ Sie werden zum Microsoft Admin Center weitergeleitet, wo Sie aufgefordert werden, als Administrator Ihre E-Mail-Adresse einzugeben. - Überprüfen Sie die angeforderten Berechtigungen.
- Akzeptieren Sie die Berechtigungen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Als Sync-Nutzer anmelden.
- Melden Sie sich mit den Anmeldedaten Ihres Sync-Nutzers an.
- Klicken Sie auf den Button NFON MS Teams Synchronisation aktivieren, um den Aktivierungsvorgang abzuschließen.
Important
Stellen Sie sicher, dass die im Serviceportal unter Voicemail eingetragene E-Mail-Adresse mit der dem Microsoft-Mandanten zugewiesenen E-Mail-Adresse übereinstimmt. Außerdem sollte der MS Teams-Nutzername nur einer Nebenstelle zugewiesen werden. Wenn dieselbe E-Mail-Adresse mehreren Nebenstellen zugewiesen ist, wird nur eine zufällig ausgewählte Nebenstelle synchronisiert.
Important
Bitte beachten Sie, dass der Onboarding-Prozess für bis zu 600 Nutzer gültig ist. Er muss für jeweils 600 Nutzer wiederholt werden.
Das folgende Video (in englischer Sprache) beschreibt die Vorgehensweise im Detail:
Activating presence integration between Cloudya and MS Teams
Im Navigationspunkt "Administration" können Sie folgende Funktionen auswählen:
- Profil
- Standorte
- Datei Import
- Telefonbuch
Standorte
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Administration" und anschließend "Standorte".
Im „Selektionsfeld“ werden alle Standorte aufgelistet.
Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("Selektierter Name") mit mehreren Sektionen:
| Selektionen | Bilder |
| Standort für mobile Nutzung |  |
| Geographische Einstellungen |  |
| SIP Einstellungen |  |
| Netzwerk Einstellungen |  |
| Monitoring |  |
| Codec Profil |  |
| uaCSTA Einstellungen |  |
Standort Informationen in Standorte
| Feldname | Beschreibung |
| Straße | Geben Sie die Straße des Standortes ein. |
| Ortsnetz | Geben Sie das lokale Ortsnetz des Standortes ein. |
| Ortsvorwahl | Geben Sie die Ortsvorwahl ein. |
| PLZ |
|
| Stadt | Geben Sie die Stadt ein. |
| Land | Geben Sie das Land ein. |
| Ziel bei Notrufen übernehmen von | Geben Sie eine Zielnummer für Notrufe ein. |
| Ausgehende Rufnummer (bei Notruf etc.) ggf übernehmen von | Übernehmen Sie ausgehenden Rufnummern. |
Geografische Einstellungen für Standorte
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsholung | Geben Sie hier die entsprechende Amtsholnummer ein. |
| Sprache | Wählen Sie Ihre Spracheinstellung. |
| FMC Nummernliste | Welche FMC Nummernliste soll für diesen Standort verwendet werden? Hier können Sie eine länderspezische FMC-Rufnummernliste angeben. Für den Einsatz von FMC in den einzelnen Ländern sinnvoll, da die Telefonkosten für Call-Back usw. hiermit reduziert werden können. |
| Zeitzone | Hier können Sie Ihre Zeitzone definieren. Wählen Sie die Region und den Ort. |
SIP Einstellungen für Standorte
| Feldname | Beschreibung |
| SIP Transportprotokoll | Kundeneinstellung wird aus dem Kundenprofil vererbt. |
| CANREINVITE | Die Sprachpackete (Voice-Traffic/RTP) bleiben innerhalb des Firmennetzwerks. |
| NAT | Wird vom Administrator festgelegt. |
| STUN | Wird in die Endgeräte provisioniert. |
Netzwerk Einstellungen für Standorte
| Feldname | Beschreibung |
| VLAN tagging | |
| Voice VLAN | |
| Data VLAN | |
| Portgeschwingigkeit | Eingabe : Auto-Sensing oder 100M Full |
| NTP Server | |
| Automatic HotDesking | Automatisches Hotdesking für diesen Standort? |
Monitoring für Standorte
| Feldname | Beschreibung |
| Server | |
| Level | Off, Minimal, Moderate, Detailed. |
| Bis | Datum |
Codec Profil für Standorte
| Feldname | Beschreibung |
| Codec Profil | Standard-Codec (G711) oder HD-Codec (G722, Fallback=G711). |
Media gataway for locations:
| Field name | Description |
| Media Gateway |
uaCSTA Einstellungen für Standorte
| Feldname | Beschreibung |
| aktiviert | |
| Server | |
| Port | |
| Protokoll | |
| Passwort |
Klicken Sie im Serviceportal auf den Navigationspunkt "Administration". Wählen Sie Datei Import/Export aus.
Batch import
| Feldname | Beschreibung |
| Typ | Import Typ: - Telefonbucheinträge - Nebenstellen - Kurzwahl Einträge - eFax Nebenstellen |
| Vorhandene Einträge komplett ersetzen |
|
| Datei | Klicken Sie auf „Durchsuchen“. Nun haben Sie die Möglichkeit nach einer csv-Datei auf Ihrem Laufwerk zu suchen und eine auszuwählen. Achten Sie bitte auf die Datenlängen-Beschränkungen, z.B. Namenslänge (DisplayName) im Telefonbucheintrag ist max. 50 Zeichen! |
Datei Export
Beispiel Telefonbuch Import / Export Datei:
| Feldname | Beschreibung |
| Typ | Export Typ: - Telefonbucheinträge |
| Export Format | Sie können zwischen zwei Export-Formaten wählen: - .csv (Comma separated values, UTF-8) |
Klicken Sie im Serviceportal den Navigationspunkt "Administration". Jetzt kann man folgende Funktionen auswählen:
- Profil
- Standorte
- Datei Import
- Telefonbuch
Telefonbuch 
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt "Administration" und anschließend "Telefonbuch".
Im „Selektionsfeld“ wird der derzeitiger Bestand aller Telefonbucheinträge angezeigt, hier können Sie durch Auswahl des Telefonbucheintrags (Anklicken), die Eigenschaften ändern, bzw. löschen.
Ein neuer Telefonbucheintrag wird über das PLUS-Symbol realisiert, hier können Sie den Namen usw. definieren.
Es öffnet sich unterhalb des Hauptfensters (Liste) ein neues Konfigurationsfenster ("snom xxx") mit mehreren Sektionen:
| Sektion | Bilder |
| Neuer Telefonbucheintrag |  |
Konfiguration für Telefonbuch
¹ Für weitere Informationen bezüglich O2 VPN wenden SIe sich bitte an den Vertrieb.
| Feldname | Beschreibung |
| Name | Geben Sie Ihrem Telefonbuch-Eintrag einen Namen (Beispiel: Max Mustermann). |
| Telefonnummer | Vergeben Sie Ihrem Telefonbuch-Eintrag die entsprechende Telefonnummer. |
| Eintrag ist sichtbar für (leere Liste macht diesen Eintrag für alle sichtbar) | Hier legen Sie fest, ob der Telefonbuch-Eintrag für alle sichtbar ist, oder nur für einzelne Nebenstellen. Möchten Sie, dass der Eintrag nur für einzelne Nebenstellen sichtbar ist, dann klicken Sie bitte |
| Sichtbar für | Liste der Telefoneinträge die Ihre Telefonnummer sehen. |
| Target VPN number | Hier tragen Sie Ihre O2 VPN-Nummer ein, z. B. 49800588769123¹ |
| VPN Typ | Hier wählen Sie O2 VPN aus¹ |
| Verwendete Symbole | Funktion |
| Eintrag hinzufügen |
| Eintrag löschen |
In the event of private use of the telephone system, the employees shall be informed in an appropriate manner about the data processing of private telephone book entries or the individual assignment of favourites / function keys. In various application scenarios, this personal information can be processed within the telephone system use/administration, during technical and operational operation, including troubleshooting or holiday substitution and substitution in case of illness, during the optimisation and during law enforcement scenarios. A distinction between business and private information cannot be made technically, or only to a limited extent.
Was ist eine Durchwahl?
Die Durchwahl entspricht Ihrer externen Rufnummer. Das heißt, unter dieser Nummer sind sie von extern erreichbar. Eine Durchwahl kann entweder auf eine Nebenstelle oder auf einen Dienst (Gruppe, Telefonkonferenz, Sprachdialog, etc.) verweisen.
Wie konfiguriere ich eine Durchwahl?
- Als Erstes definieren Sie die Durchwahl, unter eine Nebenstelle oder einen Dienst der von extern erreichbar sein soll. Das heißt, wählen Sie die entsprechende Amtsleitung und die dazugehörige Durchwahl.
- Als zweiten Schritt wählen Sie das Ziel für die Durchwahl. Dies kann eine Nebenstelle sein, aber auch ein Dienst. In der Regel entspricht Ihre Durchwahl Ihrer Nebenstelle. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit intern eine andere Rufnummer zu haben, als von extern.
- Sie können beispielsweise auch einem Dienst (Gruppe, Telefonkonferenz, etc.) eine Durchwahl geben, damit dieser von extern erreichbar ist
Nach der Anmeldung erscheint die Hauptnavigationszeile
Nach der Selektion "Durchwahlen" werden Sie auf das folgende Hauptfenster weitergeleitet.
| Sektionen | Bilder | Link |
| Amtsleitungen |  |
|
| Durchwahl |  |
|
Amtsleitungen
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt Durchwahlen.
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsleitung | Wählen Sie eine Amtsleitung aus, welche Sie konfigurieren möchten. |
| Abwurfnebenstelle | Wählen Sie hier bitte eine Abwurf-Nebenstelle für die ausgewählte Amtsleitung aus. Was ist eine Abwurf-Nebenstelle? Wenn ein Anrufer eine Durchwahl innerhalb des Rufnummernblocks anruft, welche nicht vergeben ist, wird er an die Abwurf-Nebenstelle weitergeleitet. |
| Leitungsnummer | Geben Sie hier bitte eine Leitungsnummer für die ausgewählte Amtsleitung ein. Die Leitungsnummern können 1-, 2- oder 3-stellig sein. Dies legen Sie selbst unter ADMINISTRATION / Profil / Sonstige Einstellungen / Anzahl (siehe 5.1.2 Sonstige Einstellungen) der Amtsleitungen fest. Eine Leitungsnummer darf nicht doppelt vergeben werden. Jede Amtsleitung besitzt genau eine Leitungsnummer und ist damit eindeutig identifizierbar. Hinweis: Haben Sie bspw. eine 2-stellige Anzahl an Amtsleitungen ausgewählt, dann müssen Sie für die Leitungsnummer 8 bitte „08“, bei 3-stelliger Anzahl für die Leitungsnummer 8 bitte „008“ eingeben, usw. |
| Verwendete Symbole | Funktion |
 | Eintrag Editieren |
 | Auswahl speichern |
 | Schliessen ohne speichern |
Durchwahl
Klicken Sie im Serviceportal bitte den Navigationspunkt Durchwahlen.
| Feldname | Beschreibung |
| Amtsleitung | Wählen Sie eine Amtsleitung aus, für die Sie einen Namen (kann auch eine Funktion, z.B. VoiceMail sein) definieren wollen. |
| Durchwahl | Hier wird die zugehörende Durchwahl angezeigt. |
| Nebenstelle | Hier wird die Nebenstelle eingefügt. Diese ist abhängig von der Nebenstellenzuordnung. |
| Name | Hier wird der Name, bzw. die Funktion ausgewählt, die dieser Amtsleitung, Durchwahl belegen soll. |
| Typ | Sortiermöglichkeit nach Nebenstellen Funktion. |
| Verwendete Symbole | Funktion |
 | Eintrag editieren |
| Auswahl speichern |
 | Schliessen ohne speichern |
No content available.
Sie finden im Serviceportal zu fast jedem Dialog eine Online Hilfe.
Klicken Sie einfach rechts oben im Dialog auf das kleine Fragezeichen ( 
) at the top right of the dialogue.
- Wenn Sie sich in der Listenansicht befinden und „HILFE“ klicken, bekommen Sie generelle Informationen.
- Wenn Sie sich direkt in einem Konfigurations-Dialog befinden und „HILFE“ klicken, bekommen Sie ein konkretes Beispiel zur Konfiguration.
Mit Hilfe von Steuerungscodes können Funktionen der Telefonanlage auch direkt angesteuert werden. Dabei gelten folgende Codes:
| Code | Beschreibung |
| **## | Neustarten von snom Endgeräten |
| #+nnn | Nutzung der Leitungsnummer "nnn" für den Anruf auf die Rufnummer („nnn“ ersetzt die sonst notwendige „0“ für die Amtsholung). Die Leitungsnummern können 1-, 2- oder 3-stellig sein. Dies legen Sie selbst unter ADMINISTRATION / Profil / Sonstige Einstellungen / Anzahl (siehe 5.1.2 Sonstige Einstellungen) fest. |
| *1 | Beginnen und Beenden einer Sprachaufzeichnung (falls diese Funktion für die Nebenstelle aktiviert ist) |
| *10+profile number | Aktivierung des Rufumleitungsprofils |
| *11+TN | Feste Rufumleitung auf Rufnummer (RN) |
| **11 | Feste Rufumleitung aufheben |
| *12+TN | Umleitung bei nicht erreichbar auf Rufnummer (RN) |
| **12 | Umleitung bei nicht erreichbar aufheben |
| *13+TN | Umleitung bei besetzt auf Rufnummer (RN) |
| **13 | Umleitung bei besetzt aufheben |
| *14+TN | Umleiten bei nicht registriert auf Rufnummer (RN) |
| **14 | Umleiten bei nicht registriert aufheben |
| *2+Speed dial | Direkte Anwahl der Nebenstelle/Rufnummer über Kurzwahl |
| *3 | Übernahme des letzten in der Pickup-Gruppe klingelnden Anrufs |
| *3+EXT | Übernahme des an der Nebenstelle (NST) eingehenden Anrufs |
| *490 | Anklopfen einschalten |
| **490 | Anklopfen ausschalten |
| *5 | Rückruf bei besetzt aktivieren |
| **5 | Rückruf bei besetzt deaktivieren |
| *55 | Festlegen des Primärgerätes bei einer Premium-Nebenstelle |
| *72+nnnn1 | Anruf auf Skill Service nnnn |
| *73+nnnn1 | Anruf auf eFax nnnn |
| *74+nnnn1 | Anruf auf Zeitsteuerung nnnn |
| *75+nnnn1 | Anruf auf die Anrufgruppe nnnn |
| *76+nnnn1 | Anruf auf den Sprachdialog nnnn |
| *77+nnnn1 | Anruf auf die Warteschlange nnnn |
| *78+nnnn1 | Anruf auf Konferenzservice nnnn |
| *791 | *791 Voicemailabfrage der eigenen Nebenstelle mit Kennwortabfrage *791158 Voicemailabfrage der Nebenstelle z.B. 158, hier wird das Kennwort für Nst. 158 benötigt. *11*791 Weiterleitung an eigene Voicemailbox *11*791158 Weiterleitung an Voicemailbox der Nebenstelle z.B. 158. |
| *792 | Voicemailabfrage mit Eingabe der Nebenstelle für z.B. Fernabfrage |
| *80 | Intercom einschalten |
| **80 | Intercom ausschalten |
| *80+NST | Intercom zu Nebenstelle (NST) |
| *84+nnnn1 | Mitglied der Warteschlange mit der Service-ID nnnn werden |
| **84+nnnn1 | Mitgliedschaft in der Warteschlange mit der Service-ID nnnn beenden |
| *85 | Echo-Nebenstelle |
| *86 | Rufnummer unterdrücken (CLIR) |
| *860 | Kopfnummer als Rufnummer anzeigen |
| *863 | Nicht stören global aktivieren/deaktivieren |
| **86 | Rufnummer inkl. Durchwahl anzeigen (CLIP) |
| *87 | Anmelden am Skill-Set |
| **87 | Abmelden vom Skill-Set |
| *9+Project Number | Festlegen einer Projektkennziffer für den geführten Anruf |
| Steuerungscodes für Konferenzräume während einer aktiven Konferenz: | |
| ** | Hilfe-Menü |
| *2 | Stummschaltung aktivieren/deaktivieren |
| *3 | Redewunsch anzeigen |
| *5 | Stummschaltung aller Teilnehmer (nur Konferenzleiter) |
| *6 | Konferenz sperren (nur Konferenzleiter) |
| 1) nnnn ist die auf vier Stellen mit führenden Nullen (0) aufgefüllte Service-ID eines Dienstes. Bspw. bei einer Anrufgruppe, Sprachdialog, eFax, etc. D.h. ist die Service-ID „1“, muss bei der Eingabe des Steuerungscodes folgendes eingegeben werden: „0001“. |
Haupt-Symbole
| Symbol | Beschreibung |
 | Ziele |
 | Elemente / Endgeräte |
 | Elemente / Ansagen |
 | Administration / Standorte |
 | Administration / Datei Import |
 | Administration / Telefonbucheintrag |
 | Durchwahlen / Amtsleitungen |
 | Durchwahlen / Durchwahl |
Symbole die bei Ziele verwendet werden
| Symbol | Bedeutung |
 | Nebenstelle |
 | Telefonkonferenz |
 | Zeitsteurung |
 | Warteschlange |
 | Gruppe |
 | Sprachdialog |
 | eFax |
Weitere Symbole, die bei Ziele in den Konfigurationsfenstern verwendet werden
| Symbol | Bedeutung |
| Keine Aktion |
 | Besetzt |
 | Auflegen |
 | Telefonbuch |
 | Voicemail |
 | BFL (Besetzt Feld Lampe) |
 | Functionscode |
 | Dienst, z.B. Warteschlange / Gruppe |
 | Gegensprechanlage (Intercom) |
 | Kalender |
 | Weiterleitung |
Symbole, die bei Endgeräte verwendet werden
1). Diese Endgeräte können derzeit nur durch den Support angelegt werden!
| Symbol | Bedeutung |
 | Systemtelefon |
 | FMC |
 | DECT |
 | Handset |
 | Softphone |
 | Patton Gateway |
 | Port |
 | nreception1 |
 | Unprovisioned SIP Device1 |
 | Media Gateway1 |
Weitere Symbole, die bei Endgeräte in das Ergebnisfenster verwendet werden
| Symbol | Bedeutung |
| Aktiviere Endgerät |
| Deaktiviere Endgerät |
Dialog Icons
| Icon | Function | Icon | Function | Icon | Function |
 | ATA |  | Intercom |  | Service |
 | Ring off |  | Calender |  | Softphone |
 | Busy |  | No action |  | Speeddial |
 | Busy Lamp |  | Customer |  | IVR |
 | Efax |  | Media Gateway |  | Phone book |
 | Devices |  | multiple IVR |  | Telefon conference |
 | Filter |  | DECT |  | Device |
 | FMC |  | Phone extension |  | Queue |
 | Function codes |  | Nreception |  | Xcapi |
 | Gateway |  | Port |  | Time control |
 | Group |  | Number |
Subpage Icons
| Icon | Function | Icon | Function | Icon | Function |
 | Trunks |  | Operator 1 |  | Sites |
 | Announcement |  | Operator 2 |  | System-Integration |
 | Batch import |  | Profile |  | Phone book |
 | Devices |  | Router |  | Video tutorials |
 | Tutorials and software |  | SIP Server |  | Targets |
 | Customers |  | Softswitch |
Übersicht der Filter Icons
| Symbol | Bedeutung |
 | Enthält (Grundeinstellung) |
 | Beginnt mit |
 | Endet mit |
 | Gleich |
 | Ungleich |
 | Kleiner |
 | Kleiner Gleich |
 | Größer |
 | Größer gleich |
| Symbol | Bedeutung |
 | Alle Filter löschen |
 | Spalten ein-/ausblenden |
 | Typ Filter |
 | Absteigend sortieren |
 | Aufsteigend sortieren |
Bearbeitungs Symbole
- Die Werte werden nur zwischengespeichert, um die Änderungen entgültig zu sichern muss die Taste Speichern auch gedrückt werden.
| Symbole | Beschreibung |
| Hinzufügen |
| Editieren |
| Löschen |
| Abbrechen, Änderungen werden nicht gesichert1 |
| Bestätigen, Änderungen werden gesichert1 |
 | Selektiere bzw. Aktiviere Funktion |
 | Zurücksetzen |
| Abspielen |
| Drop-down list |
 | Erklärung der Funktion |
| 1. Ebene | 2. Ebene | 3. Ebene |
| Ziele | Nebenstelle | Name und Nebenstelle |
| Durchwahlen | ||
| Endgeräte | ||
| Voicemail | ||
| Weiterleitungen | ||
| Konfiguration | ||
| Funktionstasten | ||
| Telefonkonferenz | Name und Nebenstelle | |
| Einstellungen für Teilnehmer | ||
| Einstellungen für Konferenzleiter | ||
| Zeitsteuerung | Name, Nebenstelle, Durchwahl und Modus | |
| Ziele für Zeitsteuerung | ||
| Einschalten im Zeitraum | ||
| Sonderregelungen | ||
| Warteschlange | Name, Nebenstelle, Durchwahl und Gewichtung | |
| Mitglieder | ||
| Einstellungen zur Richtung | ||
| Einstellungen für Kunden | ||
| Einstellungen zu Mitgliedern | ||
| Gruppe | Name, Nebenstelle, Durchwahl und Pick-up Gruppe | |
| Mitglieder | ||
| Einstellungen für Kunden | ||
| Sprachdialog | Name und Nebenstelle | |
| Durchwahlen | ||
| Konfiguration | ||
| Tastenzuordnung | ||
| eFax | Name, Nebenstelle und Durchwahl | |
| Fax Server Login | ||
| Konfiguration | ||
| Elemente | Endgeräte | Konfiguration |
| Klingelton | ||
| Einstellungen | ||
| Zeitzone | ||
| SIP Einstellungen | ||
| Netzwerk Einstellungen | ||
| Monitoring | ||
| Codec Profil | ||
| Media gateway | ||
| uaCSTA Einstellungen | ||
| Ansagen | Wartemusik | |
| Wartemusik (Warteschlange) | ||
| Allgemeine Ansage | ||
| Administration | Profil | Kunde |
| Sonstige Einstellungen | ||
| Einstellungen zum Benutzer | ||
| Einstellungen zur Sprachaufzeichnung | ||
| Standorte | Standortdetails | |
| Zeitzone | ||
| SIP Einstellungen | ||
| Netzwerk Einstellungen | ||
| Monitoring | ||
| Codec profile | ||
| Media gateway | ||
| uaCSTA Einstellungen | ||
| Datei Import | - | |
| Telefonbuch | Name und Telefonnummer | |
| Eintrag ist sichtbar für | ||
| Durchwahlen | Amtsleitungen | Amtsleitungen |
| Abwurfnebenstelle | ||
| Leitungsnummer | ||
| Durchwahl | Amtsleitung | |
| Durchwahl | ||
| Nebenstelle | ||
| Name | ||
| Typ |
Wo finde ich die Hauptfunktionen des alten Portals?
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 |
Wo bekommen Sie Hilfe?
Neben den Login-, Hilfe- und Downloadseiten auf phonetotal.planet33.com stehen Ihnen folgende Quellen als Hilfe zur Verfügung:
| planet 33 service & support: | Technischer Support: Das planet 33 Technik-Team kümmert sich gerne um Ihr Anliegen! Stundensatz: 77,- € netto, Abrechnung im 15-Minuten-Takt. Terminvereinbarung unter: support(at)planet33.com / Online Remote-Support |
| phone total | Administration der gesamten phone total Anlage mit Handbuch und Download-Links. |
| phone total Userportal: | https://userportal.planet33.com Nebenstellen-Einstellungen, eFax-Versand etc.: Im phone total Userportal haben Sie die Möglichkeit Einstellungen zu einzelnen Nebenstellen Ihrer Telefonanlage vorzunehmen. Im rechten oberen Bildschirmbereich befindet sich ein Hilfe(?)-Button für Kontext-Hilfe mit nützlichen Tipps rund um die Konfiguration Ihrer Nebenstelle. |